Ajouter son équipe et régler les droits
Créer les comptes de vos salariés, leur donner un rôle, et décider précisément de ce que chaque rôle a le droit de faire — sans ouvrir la facturation à tout le monde.
Sommaire
Trois populations différentes accèdent à vos données, et elles ne se règlent pas au même endroit :
| Qui | Où le gérer |
|---|---|
| Vos salariés | L'écran Mon équipe — création de comptes, rôles et droits |
| Les personnes que vous invitez par e-mail, et la liste de tous ceux qui accèdent à l'organisation | Paramètres › Utilisateurs |
| Votre expert-comptable | Paramètres › Mon cabinet comptable |
Cet article traite du premier cas. Il est réservé au dirigeant de l'entreprise — le rôle appelé Patron dans le bâtiment. L'administrateur d'un cabinet comptable ne peut rien y modifier, même dans le dossier de son client : qui travaille dans l'entreprise se décide dans l'entreprise.
Créer des comptes ne dépend pas de votre offre. Le réglage fin des droits par rôle, lui, fait partie des offres qui incluent les rôles (offre Business, ou les offres métier qui la reprennent) : ailleurs, le bloc Droits des rôles n'apparaît pas et les droits par défaut s'appliquent.
À savoir. Masquer un bouton n'a jamais protégé personne : la facturation est verrouillée par le serveur, pas seulement par l'écran. Un rôle qui n'a pas le droit de facturer ne peut pas émettre une facture, quel que soit le chemin emprunté — et un compte en lecture seule ne peut rien modifier.
Créer le compte d'un salarié#
▶ Équipe, droits et plusieurs sociétés · 49 sVoir sur YouTube ↗
Dans Mon équipe (menu Réglages), cliquez sur ＋ Employé et renseignez :
- son nom ;
- son identifiant, c'est-à-dire son adresse e-mail ;
- un mot de passe provisoire — à laisser vide si cette personne a déjà un compte ;
- son rôle.
Cliquez sur Ajouter à l'équipe. Deux cas se présentent ensuite :
- la personne n'avait pas de compte : il est créé avec le mot de passe provisoire (6 caractères minimum), et un e-mail l'en avertit ;
- elle en avait déjà un, chez un autre employeur par exemple : elle est simplement rattachée à votre entreprise, garde ses identifiants habituels, et un e-mail la prévient aussi.
Si l'e-mail ne part pas, ScopeInvoice vous le dit franchement plutôt que de faire semblant : prévenez la personne vous-même.
Choisir un rôle#
Quatre rôles. Leur nom suit votre métier : une entreprise qui a l'offre bâtiment lit Patron, Chef de chantier et Compagnon ; les autres lisent Dirigeant, Collaborateur et Employé. Les droits, eux, sont les mêmes.
| Bâtiment | Autres métiers | Ce qu'il couvre par défaut |
|---|---|---|
| Patron | Dirigeant | Accès complet, y compris les réglages et l'équipe |
| Chef de chantier | Collaborateur | Devis, factures, stock, clients |
| Compagnon | Employé | Devis et stock — pas la facturation |
| Lecture seule | Lecture seule | Consultation uniquement |
Le rôle se change à tout moment depuis la liste, sans recréer le compte. Il reste toujours au moins un dirigeant : ScopeInvoice refuse de rétrograder ou de retirer le dernier.
Régler ce que chaque rôle peut faire#
Les rôles ci-dessus ne sont que des points de départ. Le bloc Droits des rôles vous laisse cocher, rôle par rôle, quatre capacités :
| Capacité | Ce qu'elle ouvre |
|---|---|
| Facturer | Émettre les factures, facturer un acompte, convertir un devis en facture |
| Créer devis | Rédiger et modifier les devis et les brouillons de facture |
| Stock | Tenir le stock : quantités, entrées en stock, commandes de matériaux |
| Clients | Créer un client à la volée depuis l'application de terrain, pendant un devis |
Cochez, décochez, puis Enregistrer les droits. Le réglage vaut pour votre organisation entière : tous les comptes portant ce rôle suivent.
Le dirigeant a toujours tous les droits — il n'apparaît donc pas dans la matrice. C'est délibéré : une organisation dans laquelle plus personne ne peut rien faire serait une organisation bloquée, sans recours.
Réinitialiser un mot de passe, retirer quelqu'un#
Sur chaque ligne de la liste :
- la clé réinitialise le mot de passe (6 caractères minimum) — utile le lundi matin. Si la personne travaille aussi pour une autre entreprise sur ScopeInvoice, c'est refusé : son mot de passe lui appartient, elle le change elle-même par « Mot de passe oublié » ;
- la corbeille retire la personne de l'entreprise. Son compte est supprimé s'il n'est rattaché à aucune autre entreprise ni à aucun cabinet ; sinon, elle garde son accès ailleurs. La confirmation est demandée, et un compte supprimé ne se récupère pas. Vous ne pouvez pas vous retirer vous-même.
Plusieurs sociétés#
Un seul compte suffit pour toutes vos sociétés. En haut du menu, sous Organisation, ＋ Ajouter une entreprise en crée une nouvelle, dont vous êtes le dirigeant. Dès que vous en avez deux, le nom de l'organisation devient un sélecteur : un clic pour passer de l'une à l'autre.
Chaque société garde ses propres réglages : son équipe, ses rôles, sa matrice des droits, son abonnement. Un salarié qui travaille pour deux de vos sociétés s'ajoute dans chacune depuis Mon équipe : son compte existant est rattaché, et il peut avoir un rôle différent dans chaque société.
Ce que voit un salarié#
Les boutons qu'un rôle n'a pas le droit d'utiliser — émettre, facturer un acompte, convertir un devis, créer un document — ne lui sont pas montrés. C'est un confort, pas une sécurité : l'intérêt est qu'un compagnon ne découvre pas la limite en se cognant à un refus après avoir rempli un formulaire.
Sur le terrain, la même équipe et les mêmes rôles se retrouvent dans l'application mobile : un compte créé ici fonctionne des deux côtés, avec les mêmes droits.
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