Facturer un chantier : acomptes, situations, retenue de garantie

Dans le bâtiment, une affaire ne se règle pas d'une facture. Il y a un marché, des avenants, des acomptes, des situations mensuelles, un solde, une retenue de garantie qui dort un an, et un décompte général que le maître d'œuvre réclame à la réception.

La fiche chantier tient tout cela ensemble. Elle est disponible avec l'offre bâtiment, s'ouvre depuis le menu Chantiers, et se lit en six onglets : Synthèse, Facturation, Dépenses, Journal, Documents et Infos.

À savoir. Toutes les factures produites depuis la fiche chantier — situations, solde, libération de la retenue — sortent en brouillon. La relecture, la numérotation, le format conforme et la transmission restent le circuit habituel des factures : une situation part chez un donneur d'ordre qui la contrôle ligne à ligne.

Le marché#

Le marché du chantier, c'est le devis accepté — et ses avenants. Dans l'onglet Facturation, rattachez un devis accepté en lui donnant son rôle : marché initial ou avenant. Le montant du marché est la somme des deux, et c'est lui qui sert de référence à tout le reste. Un devis non accepté ne compose pas de marché, et un devis ne compose qu'un seul marché — celui d'une affaire perdue ou abandonnée peut toutefois être repris ailleurs. Sous la liste, la répartition par lot additionne les lots du marché initial et des avenants.

Si vous avez coché « Ouvrir automatiquement un chantier à chaque devis accepté », dans Paramètres › Rivet, l'acceptation d'un devis ouvre le chantier toute seule : le devis y est rattaché comme marché initial, avec les acomptes déjà émis. Sinon, le bouton 🏗 Ouvrir le chantier du devis accepté fait la même chose, d'un clic.

Le statut de l'affaire se choisit en tête de fiche : prospect, devis envoyé, accepté, en cours, réceptionné, en garantie, clôturé — ou perdu, abandonné. La fiche propose parfois de le faire avancer, quand un fait le justifie (un PV de réception enregistré, un marché soldé) ; elle ne le change jamais d'elle-même.

L'onglet Infos porte les réglages structurants : adresse d'exécution et dates, retenue de garantie, TVA du chantier, réception des travaux, équipe sur le chantier.

La chaîne de facturation#

2:09▶ Situations de travaux, retenue de garantie et décompte général · 2 min 09Voir sur YouTube ↗

Dans l'onglet Facturation, quatre chiffres en résument l'état à tout instant : acomptes TTC, situations émises, reste à facturer, retenue consignée.

L'acompte#

Facturé depuis le devis accepté, en pourcentage. Son montant restant à imputer est suivi séparément : les situations suivantes le retrancheront de leur base taxable, taux par taux.

C'est le point sur lequel les tableurs se trompent le plus souvent. Déduire l'acompte du total TTC d'une situation revient à collecter deux fois la TVA sur la même somme. Ici, l'imputation se fait avant la TVA, sur la base, et pour le bon taux.

Un acompte émis avant que le devis ne soit rattaché au chantier le rejoint au moment du rattachement : il sera bien imputé.

Les situations#

＋ Nouvelle situation ouvre un tableau qui reprend chaque ligne du marché, rangée par lot, avec en face : le montant du marché, ce qui est déjà facturé, le cumul précédent, et le cumul nouveau que vous saisissez — en pourcentage, ou en quantités si le marché porte des métrés (« 120 m² sur 300 »). La colonne « Cette situation » se calcule toute seule, et le décompte s'affiche en bas : travaux de la période, acompte déduit de la base, TVA, retenue, net à payer.

Trois raccourcis évitent de remplir trente lignes une à une : un pourcentage posé sur tout un lot (Appliquer respecte les lignes déjà saisies, forcer les écrase), un Avancement global pour tout le marché, et Tout solder (100 %). Si le cumul dépasse le marché, l'écran vous invite à rattacher un avenant. Créer la situation en brouillon ne transmet rien au client.

Un garde-fou : tant qu'une situation est en brouillon, la suivante est bloquée. Deux brouillons ouverts partiraient du même cumul et factureraient deux fois la même tranche.

Le solde#

Facture de solde porte toutes les lignes du marché à 100 %, acomptes imputés. C'est la dernière facture du chantier.

Le décompte général#

📄 Décompte général produit le récapitulatif complet : marché initial et avenants, factures émises sur le chantier, retenue consignée et libérée, reste à facturer. Il n'émet rien — c'est une pièce de synthèse, disponible à tout moment, y compris en cours de chantier. Les brouillons n'y figurent pas. Il porte une case de signature pour l'entreprise et une pour le client, avec la mention « bon pour accord ». C'est le document que le maître d'œuvre réclame, et qu'on reconstituait jusqu'ici dans un tableur.

La retenue de garantie#

Dans l'onglet Infos, cochez « Le marché prévoit une retenue de garantie » et renseignez le taux. Chaque situation la prélève alors automatiquement. La date de libération se calcule d'elle-même quand vous enregistrez la réception — un an après, en marché privé — et reste modifiable.

Trois règles valent d'être rappelées, parce qu'elles coûtent cher quand on les inverse :

• 5 % au maximum en marché privé (loi n° 71-584).
• La retenue est prélevée sur le versement, jamais sur la base de TVA : la TVA reste due sur la totalité.
• Une caution bancaire remplace la retenue — elle ne s'y ajoute pas. Cochez « Remplacée par une caution bancaire » et déposez la caution dans les documents : tant qu'elle manque, la fiche le signale.

La libérer#

Le bouton Libérer la retenue crée la demande, en brouillon et sans TVA nouvelle : cette TVA a déjà été collectée sur les situations. La refacturer collecterait deux fois.

Sans date de réception enregistrée, le délai de garantie ne court pas : la fiche vous le signale. Saisissez la date du PV dans l'onglet Infos (Enregistrer la réception), ou déposez le PV dans les documents avec sa date : ScopeInvoice propose alors de dater la réception, sans jamais le faire d'office.

L'écran Retenues de garantie, dans le menu du bâtiment, rassemble les retenues en attente de tous vos chantiers, triées par date de libération — celles qui n'en ont pas encore passent en tête.

La TVA du chantier#

Sous-traitance#

Le réglage « Sous-traitance (autoliquidation) », dans l'onglet Infos, est propre à ce chantier — un même client peut être donneur d'ordre ici et maître d'ouvrage ailleurs. Trois choix : selon la qualité du client (par défaut), sous-traitant avec facturation HT, ou TVA facturée normalement. Déclaré sous-traitant, vos factures partent hors taxe avec la mention d'autoliquidation : la TVA est due par le preneur (CGI art. 283-2 nonies).

Taux réduit et attestation#

0:53▶ Attestation de TVA à taux réduit signée sur téléphone · 53 sVoir sur YouTube ↗

Un marché à 10 % ou 5,5 % exige une attestation signée du client. Sans elle, c'est vous, et non votre client, à qui l'administration réclame le complément de TVA.

La fiche chantier ne se contente pas de le signaler : dans l'onglet Facturation, le bloc Attestation de TVA à taux réduit la produit. Choisissez le taux, la forme — simplifiée (1301-SD : entretien, aménagement) ou normale (1300-SD : structure, façades, planchers) — et la nature des travaux, puis Établir l'attestation. Une attestation par taux : un même chantier peut en porter une à 10 % et une à 5,5 %.

🔗 Lien de signature copie le lien à transmettre au client. Il lit l'attestation entière, sur son téléphone si besoin, saisit ses nom et prénom, puis clique sur Je signe cette attestation ; son nom, la date et l'adresse IP sont enregistrés. Signée, l'attestation se classe toute seule dans les documents du chantier, visible du client, et l'alerte « Taux réduit au marché sans attestation client au dossier » disparaît de la fiche. Une attestation papier déposée à la main, dans la catégorie « Attestation TVA taux réduit », produit exactement le même effet.

Une attestation signée ne se modifie plus : pour corriger, supprimez-la et faites-en signer une nouvelle.

La rentabilité du chantier#

1:25▶ Rentabilité d'un chantier : marge prévue contre marge réelle · 1 min 25Voir sur YouTube ↗

Le bloc Rentabilité à date, dans l'onglet Synthèse, répond à une question : est-ce que je gagne de l'argent sur ce chantier ? Il met en regard le vendu, le facturé et l'encaissé, puis les coûts — dépenses par catégorie et main-d'œuvre. La marge à date se calcule sur le facturé, pas sur le marché.

Les coûts viennent de l'onglet Dépenses :

• Factures fournisseurs à affecter : vos factures d'achat déjà reçues s'affectent d'un clic, sans ressaisie. Une commande partagée entre deux chantiers s'affecte en partie, le reliquat reste disponible ;
• les dépenses que la plateforme ne reçoit pas — une benne, un péage — se saisissent à la main ;
• la main-d'œuvre se saisit en heures, avec le nom de la personne, sans lui créer de compte. Les heures sont valorisées au coût horaire chargé de l'organisation, réglé dans Paramètres › Rivet et figé au moment de la saisie.

Quand chaque ligne du marché porte un déboursé — le prix d'achat de vos produits et ouvrages —, la fiche compare la marge prévue par le devis à la marge réalisée, et signale un décrochage au-delà du seuil réglé dans Paramètres › Rivet. Tant que le marché n'est pas entièrement chiffré, elle indique combien de lignes manquent, et compare plutôt la part facturée à la part consommée : des coûts qui avancent plus vite que la facturation sont un signal du même ordre. L'outil signale, il ne bloque rien.

Les documents et le partage#

Dans l'onglet Documents, chaque pièce déposée (25 Mo au plus) porte une catégorie, une date — celle du papier, pas celle du dépôt — et une visibilité : interne, ou visible du client. La visibilité se change d'un clic, après coup.

Créer un lien produit un lien de partage, sans compte à créer, qui donne accès à votre client aux seules pièces marquées visibles — photos d'avancement, PV, attestations —, telles qu'elles sont au moment où il l'ouvre. Le lien vaut 30 jours par défaut (de 1 à 365 jours au choix), se révoque à tout moment, et indique combien de fois il a été ouvert.

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