Créer un devis et le faire signer en ligne

Un devis signé est le point de départ de tout le reste : la facture d'acompte, la facturation à l'avancement, la facture finale. ScopeInvoice le fait signer en ligne — votre client clique, saisit son nom, et vous recevez une acceptation datée et tracée.

À savoir. Un devis est numéroté dès sa création, contrairement à une facture qui ne l'est qu'à l'émission. C'est normal : le numéro doit figurer sur le document remis au client, et un devis n'est pas soumis à la règle de séquence sans trou.

Étape 1 — Rédiger le devis#

Depuis Factures émises, cliquez sur + Nouveau devis. Le formulaire est celui d'une facture : client, nature de l'opération, dates, puis les lignes.

Ce qui vaut le détour :

• Le catalogue. Le sélecteur « Choisir un produit du catalogue » reprend désignation, prix et taux de TVA depuis votre Catalogue produits. Moins de saisie, et surtout des prix cohérents d'un devis à l'autre. Avec l'offre bâtiment, ＋ Insérer un ouvrage reprend de la même façon un ouvrage de votre bibliothèque, déboursé et prix compris.
• Les catégories. Chaque ligne peut recevoir une catégorie (une pièce, un lot, un corps d'état), et une catégorie peut avoir ses sous-lots, jusqu'à trois niveaux. Les sous-totaux par lot, avec leur part du total, s'affichent alors sous le devis, et le client lit un document structuré plutôt qu'une liste de trente lignes. Les catégories se réordonnent et se renomment sur toutes leurs lignes d'un coup.

Si vos produits portent un prix d'achat, le déboursé et la marge du devis s'affichent pendant la rédaction. C'est le moment utile pour les voir : après signature, il est tard.

Un bordereau ou un ancien devis sous Excel se reprend par Importer un Excel, depuis Factures émises : vous vérifiez l'aperçu et l'attribution des colonnes avant que le devis ne soit créé.

Partir d'une description ou d'un plan#

1:01▶ Chiffrer un devis de travaux depuis un plan · 1 min 01Voir sur YouTube ↗

Sur un devis, le bloc Rédiger avec l'assistant propose les lignes et les lots à partir de la description du chantier. Deux aides le complètent :

• Photo de notes transcrit une feuille manuscrite dans la zone de texte — à relire avant de générer, un « 12 » mal lu finit dans un prix ;
• Joindre un plan lit un plan, un croquis ou une photo : les pièces qui y figurent deviennent les catégories proposées, que vous corrigez avant de générer.

Choisissez le découpage — par pièce ou par corps d'état —, puis Générer les lignes. S'il manque une précision pour chiffrer juste, l'assistant pose d'abord ses questions. La génération remplace les lignes en cours : relisez quantités et prix avant d'enregistrer. L'assistant fait partie des offres payantes.

Étape 2 — Envoyer le devis#

Ouvrez le devis enregistré. Trois façons de le transmettre, à combiner librement :

Le lien portail client — l'icône 🔗 sur la ligne du client, dans Clients / Fournisseurs — va plus loin : votre client y retrouve l'ensemble de ses devis et factures, et peut y signer ses devis en attente.

Modifier un devis annule le lien déjà envoyé. Si vous changez les lignes après avoir transmis un lien de signature, ScopeInvoice vous prévient : l'ancien lien devient caduc et il faut en envoyer un nouveau. C'est voulu — personne ne doit pouvoir signer une version périmée. Une fois signé, le devis ne se modifie plus du tout.

Le document à votre image#

0:46▶ Des devis et factures à votre image · 46 sVoir sur YouTube ↗

L'allure de vos devis et factures se règle une fois, dans Paramètres › Documents, bloc Modèles de devis & factures : logo, filigrane, cachet d'entreprise, couleur d'accent, en-tête, pied de page, mentions légales du devis, ordre des blocs. L'aperçu en direct suit chaque réglage.

Vous avez un ancien devis dont la présentation vous convient ? ✨ Importer le style depuis un devis existant en reprend l'en-tête, le pied de page, la couleur et la position du logo (offres payantes). Vérifiez le résultat, chargez votre logo s'il manque, puis Enregistrer.

Vous pouvez tenir plusieurs modèles : celui marqué ★ Par défaut habille les documents que vous imprimez et envoyez.

Étape 3 — La signature du client#

1:05▶ Du devis signé en ligne à la facture · 1 min 05Voir sur YouTube ↗

Votre client ouvre le lien, ou scanne le QR code du PDF. Il voit le devis complet — émetteur, destinataire, lignes, totaux, date de validité — saisit ses nom et prénom, puis clique sur Accepter et signer.

Sont enregistrés comme preuve d'acceptation : le nom saisi, la date, l'heure et l'adresse IP. Le devis passe au statut Acceptée, et sa fiche l'indique en clair : « Accepté et signé en ligne par … le … à … ».

Dès qu'une relance automatique est réglée dans l'écran Relances, les devis transmis par lien et toujours sans réponse sont relancés par e-mail : à partir de trois jours après leur date, au plus une fois par semaine, avec le lien de signature. Il faut une adresse e-mail sur la fiche du client.

Suivre ses devis : le pipeline commercial#

Le menu Pipeline commercial range vos devis en quatre colonnes : À envoyer, En attente de réponse, Accepté, Perdu. Un devis envoyé depuis plus d'une semaine, et pas relancé dans la semaine, remonte en tête de sa colonne avec l'action à mener ; une date de validité dépassée est signalée.

En tête d'écran : le montant en jeu, le taux de transformation — calculé sur les seuls devis tranchés, acceptés ou refusés —, le délai moyen de signature et le nombre de devis qui dorment. Relancer les devis en attente lance la relance sans attendre le lendemain, sans jamais relancer deux fois le même devis dans la semaine.

Étape 4 — Facturer#

Deux chemins, depuis le devis accepté.

Facturer un acompte#

Saisissez un pourcentage, de 1 à 99, puis cliquez sur Facturer un acompte de … %. ScopeInvoice crée une facture d'acompte en brouillon, avec la TVA ventilée par taux, à l'image du devis couvert. Plusieurs acomptes successifs sont possibles, tant que leur cumul ne dépasse pas 100 %.

Le devis, lui, reste ouvert : la facture finale déduira les acomptes émis. Vous ne facturez donc jamais deux fois la même somme.

Un acompte ne se facture que sur un devis accepté. Le bouton reste inactif tant que le client n'a pas signé. Réclamer un acompte sur une proposition non acceptée n'a pas de sens, et le document serait invalide.

Convertir en facture#

Convertir en facture reprend l'intégralité du devis dans une facture, lots compris, et déduit les acomptes déjà émis — un acompte resté en brouillon n'est pas déduit. La facture créée est un brouillon : vous la relisez, puis vous l'émettez comme n'importe quelle autre — numérotation, format conforme, transmission. Son échéance suit le délai de paiement du client, 30 jours à défaut, et non la date de validité du devis. Voir Émettre une facture électronique.

Dans le bâtiment, un marché déjà facturé par situations ne se convertit pas : il se poursuit par situations jusqu'à la dernière. Le bouton 🏗 Ouvrir le chantier, sur le devis accepté, crée la fiche chantier qui les porte. Voir Facturer un chantier.

Si quelque chose bloque#

« Ce devis est introuvable ou le lien a expiré. » Le lien de signature a été régénéré, ou le devis a été modifié depuis. Renvoyez un lien neuf depuis la fiche du devis.

Le bouton « Convertir en facture » est inactif. Seul un devis accepté peut être converti. L'acceptation passe par le lien de signature, ou par le QR code imprimé sur le PDF : même quand l'accord est venu par téléphone ou sur papier, faites signer le lien. Il laisse une preuve datée que l'accord verbal n'a pas.

« Ce devis a été signé par le client : il ne se modifie plus. » Un devis signé est figé. Pour proposer autre chose, créez un nouveau devis. Dans le bâtiment, des travaux supplémentaires font l'objet d'un nouveau devis, rattaché au chantier comme avenant.

Le client dit avoir signé, mais rien n'apparaît. Vérifiez que le lien transmis était bien le dernier : un lien envoyé avant une modification ne vaut plus.

Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.