Créer un devis et le faire signer en ligne
Rédiger un devis, l'envoyer, obtenir une signature électronique valable, facturer un acompte puis convertir le devis en facture — sans imprimante ni scanner.
Sommaire
Un devis signé est le point de départ de tout le reste : la facture d'acompte, la facturation à l'avancement, la facture finale. ScopeInvoice le fait signer en ligne — votre client clique, saisit son nom, et vous recevez une acceptation datée et tracée.
À savoir. Un devis est numéroté dès sa création, contrairement à une facture qui ne l'est qu'à l'émission. C'est normal : le numéro doit figurer sur le document remis au client, et un devis n'est pas soumis à la règle de séquence sans trou.
Étape 1 — Rédiger le devis#
Depuis Factures émises, cliquez sur + Nouveau devis. Le formulaire est celui d'une facture : client, nature de l'opération, dates, puis les lignes.
Deux choses valent le détour :
- Le catalogue. Le sélecteur « Choisir un produit » reprend désignation, prix et taux de TVA depuis vos Produits. Moins de saisie, et surtout des prix cohérents d'un devis à l'autre.
- Les catégories. Chaque ligne peut recevoir une catégorie — une pièce, un lot, un corps d'état. Les sous-totaux par catégorie s'affichent alors sous le devis, et le client lit un document structuré plutôt qu'une liste de trente lignes. Les catégories se réordonnent et se renomment sur toutes leurs lignes d'un coup.
Si vous renseignez vos prix d'achat, la marge du devis s'affiche pendant la rédaction. C'est le moment utile pour la voir : après signature, il est tard.
Étape 2 — Envoyer le devis#
Ouvrez le devis enregistré. Trois façons de le transmettre, à combiner librement :
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Ouvre le document, à imprimer ou à enregistrer | |
| Envoyer par e-mail | Expédie le devis au client, PDF en pièce jointe |
| Lien de signature | Produit un lien à partager : le client accepte et signe en ligne |
Le lien portail client, disponible depuis la fiche du tiers, va plus loin : votre client y retrouve l'ensemble de ses devis et factures, et peut y signer ses devis en attente.
Modifier un devis annule le lien déjà envoyé. Si vous changez les lignes après avoir transmis un lien de signature, ScopeInvoice vous prévient : l'ancien lien devient caduc et il faut en envoyer un nouveau. C'est voulu — personne ne doit pouvoir signer une version périmée.
Étape 3 — La signature du client#
Votre client ouvre le lien. Il voit le devis complet — émetteur, destinataire, lignes, totaux, date de validité — saisit ses nom et prénom, puis clique sur Accepter et signer.
Sont enregistrés comme preuve d'acceptation : le nom saisi, la date, l'heure et l'adresse IP. Le devis passe au statut Acceptée, et l'acceptation s'affiche chez vous immédiatement.
Les devis envoyés et non signés font l'objet d'une relance automatique quotidienne, au même titre que les factures en retard.
Étape 4 — Facturer#
Deux chemins, depuis le devis accepté.
Facturer un acompte#
Saisissez un pourcentage, puis cliquez sur Facturer un acompte. ScopeInvoice crée une facture d'acompte, avec la TVA ventilée par taux, à l'image du devis couvert.
Le devis, lui, reste ouvert : la facture finale déduira les acomptes déjà émis. Vous ne facturez donc jamais deux fois la même somme.
Un acompte ne se facture que sur un devis accepté. Le bouton reste inactif tant que le client n'a pas signé. Réclamer un acompte sur une proposition non acceptée n'a pas de sens, et le document serait invalide.
Convertir en facture#
Convertir en facture reprend l'intégralité du devis dans une facture, acomptes déduits. La facture créée est un brouillon : vous la relisez, puis vous l'émettez comme n'importe quelle autre — numérotation, format conforme, transmission. Voir Émettre une facture électronique.
Si quelque chose bloque#
« Ce devis est introuvable ou le lien a expiré. » Le lien de signature a été régénéré, ou le devis a été modifié depuis. Renvoyez un lien neuf depuis la fiche du devis.
Le bouton « Convertir en facture » est inactif. Seul un devis accepté peut être converti. Quand l'accord est venu par téléphone ou par bon de commande papier, vous pouvez basculer vous-même le devis en « acceptée » depuis sa fiche — les deux chemins mènent au même endroit. Le lien de signature reste préférable quand c'est possible : il laisse une preuve datée que l'accord verbal n'a pas.
Le client dit avoir signé, mais rien n'apparaît. Vérifiez que le lien transmis était bien le dernier : un lien envoyé avant une modification ne vaut plus.
Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.