Émettre une facture électronique

Émettre une facture, dans ScopeInvoice, se fait en deux temps : vous préparez un brouillon, que vous pouvez relire et corriger autant de fois que nécessaire, puis vous l'émettez. C'est l'émission qui attribue le numéro, fige le document, génère le fichier conforme et le transmet.

Tant qu'elle est en brouillon, la facture n'existe pour personne d'autre que vous. Une fois émise, elle est numérotée et ne se modifie plus : une correction passe par un avoir.

À savoir. Avant votre première émission réelle, ouvrez l'écran Conformité 2026. Les lignes marquées « critique » ne sont pas des recommandations : sans SIREN, sans adresse complète ou sans numéro de TVA intracommunautaire (hors franchise en base), l'émission est refusée au contrôle.

Étape 1 — Vérifier la fiche du client#

C'est la fiche client, et elle seule, qui décide du canal d'envoi. Ouvrez Clients / Fournisseurs et contrôlez trois points :

Le SIREN saisi interroge la base SIRENE et pré-remplit la raison sociale et l'adresse. Si la fiche reste marquée « SIREN introuvable », corrigez-la avant d'émettre plutôt qu'après.

Étape 2 — Créer le brouillon#

Depuis Factures émises, cliquez sur + Nouvelle facture.

Informations générales#

• Client — la liste reprend vos tiers de type client.
• Nature de l'opération — prestation de services, livraison de biens, ou mixte. Ce choix n'est pas cosmétique : il fixe la règle d'exigibilité de la TVA (encaissement pour les services, livraison pour les biens) et le classement de vos déclarations.
• Date d'émission et échéance — l'échéance sert au suivi des retards et aux relances.

Les lignes#

Chaque ligne porte une description, une quantité, un prix unitaire HT et un taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou exonéré). Deux raccourcis évitent la ressaisie :

• Choisir un produit du catalogue reprend désignation, prix et taux depuis vos Produits.
• Si vous renseignez vos prix d'achat, la marge du document s'affiche sous les totaux pendant la saisie. Elle n'apparaît qu'à partir d'une ligne chiffrée : mieux vaut pas de chiffre du tout qu'une marge inventée.

Enregistrez : vous obtenez un brouillon, sans numéro.

Étape 3 — Relire, puis émettre#

Ouvrez la facture. Le bouton Modifier les lignes permet encore de tout corriger.

Au-dessus du bouton d'émission, un sélecteur propose le format de sortie :

Cliquez sur Émettre la facture. Quatre choses se produisent, dans cet ordre :

1. Contrôle de conformité — mentions obligatoires de l'émetteur et du destinataire. En cas de manque, l'émission s'arrête et la liste des erreurs s'affiche : rien n'est parti.
2. Numérotation — le numéro est attribué de façon atomique, dans une séquence continue. C'est ce qui interdit trous et doublons, et c'est pourquoi un brouillon n'a pas de numéro.
3. Génération du fichier conforme (Factur-X ou UBL), archivé avec la facture.
4. Transmission à la plateforme agréée, si votre enrôlement est validé.

Étape 4 — Suivre ce que devient la facture#

Une fois émise, la facture affiche une référence PA/PDP et son statut de cycle de vie. Le bouton Rafraîchir statut interroge la plateforme à la demande ; sinon les statuts arrivent seuls.

La signification de chacun — déposée, prise en charge, mise à disposition, rejetée, refusée — est détaillée dans Comprendre les statuts d'une facture.

Depuis la même page, vous pouvez aussi :

• PDF — ouvrir le document pour l'imprimer ou l'enregistrer.
• Envoyer par e-mail — expédier la facture au client, PDF en pièce jointe. C'est le complément du réseau, pas son remplaçant.
• Lien de paiement — proposer un règlement en ligne par carte (voir Relancer les impayés).
• Créer un avoir — total ou partiel, seule façon de corriger une facture déjà émise.

Les cas particuliers#

Votre client est un particulier. Sa facture ne part pas sur le réseau : la réforme ne l'impose qu'entre entreprises assujetties, et un particulier n'a aucune adresse à l'annuaire. ScopeInvoice le voit sur la fiche client, produit la facture normalement et propose Envoyer la facture par e-mail. Ces ventes sont déclarées autrement, en e-reporting.

Votre client n'est pas encore joignable sur le réseau. Un bandeau le signale sur la facture, avec un bouton Inviter à recevoir gratuitement : votre client reçoit un e-mail l'invitant à activer sa réception, sans frais pour lui. Le suivi de ces invitations est dans l'écran Invitations.

Vous facturez au nom d'un client (cabinet comptable, mandat de facturation) : la mention de mandat est ajoutée à l'émission, dans la version qui valait à la date de la facture.

Si quelque chose bloque#

« Facture non conforme », suivi d'une liste d'erreurs. Le contrôle a lieu avant tout envoi. Les causes les plus fréquentes : numéro de TVA intracommunautaire absent alors que vous n'êtes pas en franchise en base, adresse incomplète d'un côté ou de l'autre, SIREN manquant sur la fiche client. Corrigez le point signalé et réémettez : aucun numéro n'a été consommé.

« Ajoutez un moyen de paiement ». L'offre Réception facture l'émission à l'usage. Enregistrez une carte depuis Abonnement : vous n'êtes débité qu'à l'émission.

« Plafond d'émissions atteint ». Vous avez consommé les émissions incluses dans l'offre Réception ce mois-ci. L'offre Pro émet sans limite.

« Erreur remontée par la plateforme ». La facture est émise et vous pouvez déjà l'adresser à votre client ; c'est la transmission réseau qui a été refusée. Le message affiché vient de la plateforme agréée — transmettez-le nous si son sens n'est pas évident.

La transmission reste annoncée « en cours d'activation ». Votre enrôlement n'est pas encore validé. La facture est bien émise ; elle partira automatiquement dès la validation, sans rien refaire. Voir Activer la réception.

Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.