Émettre une facture électronique

Émettre une facture, dans ScopeInvoice, se fait en deux temps : vous préparez un brouillon, que vous pouvez relire et corriger autant de fois que nécessaire, puis vous l'émettez. C'est l'émission qui attribue le numéro, fige le document, génère le fichier conforme et le transmet.

Tant qu'elle est en brouillon, la facture n'existe pour personne d'autre que vous. Une fois émise, elle est numérotée et ne se modifie plus : une correction passe par un avoir.

À savoir. Avant votre première émission réelle, ouvrez l'écran Conformité 2026. Les lignes marquées « critique » ne sont pas des recommandations. Sans SIREN, ou sans numéro de TVA intracommunautaire hors franchise en base, l'émission est refusée au contrôle. Sans enrôlement validé, la facture est émise mais ne part pas sur le réseau. L'adresse complète, enfin, est une mention obligatoire de toute facture.

Étape 1 — Vérifier la fiche du client#

C'est la fiche client qui décide du canal d'envoi. Ouvrez Clients / Fournisseurs et contrôlez trois points :

Le SIREN saisi interroge la base SIRENE et pré-remplit la raison sociale et l'adresse. Si la fiche reste marquée « SIREN introuvable dans SIRENE », corrigez-la avant d'émettre plutôt qu'après.

Pour un client établi hors de France, la fiche affiche l'encadré Client établi hors de France. Le SIREN n'y est pas demandé ; pour une entreprise de l'Union européenne, le numéro de TVA est vérifié dans VIES. Le champ Adresse Peppol décide du canal : le bouton Chercher dans l'annuaire la retrouve, et sans elle la facture partira par courriel.

Étape 2 — Créer le brouillon#

Depuis Factures émises, cliquez sur + Nouvelle facture.

Informations générales#

• Client — la liste reprend vos tiers de type client.
• Nature de l'opération — prestation de services, livraison de biens, ou mixte. Ce choix n'est pas cosmétique : il fixe la règle d'exigibilité de la TVA (encaissement pour les services, livraison pour les biens) et le classement de vos déclarations.
• Date d'émission et échéance — l'échéance sert au suivi des retards et aux relances.

Pour un client établi hors de France, un encadré Facture internationale propose le traitement de TVA : TVA à 0 % avec la mention qui la justifie, ou TVA française si l'opération s'y rattache. Il porte aussi la devise, et la date de livraison exigée pour une livraison intracommunautaire.

Les lignes#

Chaque ligne porte une description, une quantité, un prix unitaire HT et un taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou exonéré). Deux raccourcis évitent la ressaisie :

• Choisir un produit du catalogue reprend désignation, prix et taux depuis vos Produits.
• Si vous renseignez vos prix d'achat, la marge du document s'affiche sous les totaux pendant la saisie. Elle n'apparaît qu'à partir d'une ligne chiffrée : mieux vaut pas de chiffre du tout qu'une marge inventée.

Enregistrez : vous obtenez un brouillon, sans numéro.

Étape 3 — Relire, puis émettre#

Ouvrez la facture. Le bouton Modifier les lignes permet encore de tout corriger.

Au-dessus du bouton d'émission, un sélecteur propose le format de sortie :

Pour un client étranger joignable sur Peppol, la facture part en UBL (Peppol BIS 3.0), quel que soit ce choix. Pour un client étranger, une case Envoyer par courriel (hors réseau) permet aussi d'écarter Peppol.

Cliquez sur Émettre la facture. Quatre choses se produisent, dans cet ordre :

1. Contrôle de conformité — mentions obligatoires de l'émetteur et du destinataire, cohérence des totaux. Pour un client étranger s'y ajoutent le numéro de TVA vérifié dans VIES (facture sans TVA à une entreprise de l'Union européenne), la consultation de l'annuaire Peppol quand sa fiche porte une adresse Peppol et, s'il y est joignable, la validation du document Peppol par la plateforme agréée. En cas de manque, l'émission s'arrête et l'erreur s'affiche : rien n'est parti.
2. Numérotation — le numéro est attribué de façon atomique, dans une séquence continue. C'est ce qui interdit trous et doublons, et c'est pourquoi un brouillon n'a pas de numéro.
3. Génération du fichier conforme (Factur-X ou UBL), archivé avec la facture.
4. Transmission par votre plateforme agréée, si votre enrôlement est validé : sur le réseau français pour un client professionnel établi en France, sur Peppol pour un client étranger qui y est joignable. Un particulier, ou un client étranger hors Peppol, ne reçoit rien par le réseau : vous lui envoyez la facture par e-mail.

Étape 4 — Suivre ce que devient la facture#

Une fois transmise, la facture affiche une Référence PA/PDP et son statut de cycle de vie. Le bouton Rafraîchir statut interroge la plateforme à la demande ; sinon les statuts arrivent seuls.

La signification de chacun — déposée, prise en charge, mise à disposition, rejetée, refusée — est détaillée dans Comprendre les statuts d'une facture.

Sur Peppol, le suivi s'arrête à la transmission : le client étranger ne renvoie en général aucun statut, et une facture qui reste « déposée » n'est pas en souffrance. Si vous facturez à l'étranger, la liste Factures émises affiche le pays de chaque client et un filtre Canal d'envoi : réseau français, Peppol, ou hors réseau (courriel).

Depuis la même page, vous pouvez aussi :

• PDF — ouvrir le document pour l'imprimer ou l'enregistrer. Le bouton est déjà là sur le brouillon, pour relire la mise en page avant d'émettre. Sur la facture d'un client professionnel, le document porte les conditions de paiement obligatoires — pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, escompte —, réglées dans Paramètres, onglet Identité. Un champ laissé vide imprime le minimum légal.
• Envoyer par e-mail — expédier la facture au client, PDF en pièce jointe. Le message part au nom de votre entreprise, et une réponse du client vous revient. C'est le complément du réseau, pas son remplaçant.
• Lien de paiement — proposer un règlement en ligne par carte (voir Relancer les impayés).
• Créer un avoir — total ou partiel, seule façon de corriger une facture déjà émise.

Les cas particuliers#

Votre client est un particulier. Sa facture ne part pas sur le réseau : la réforme ne l'impose qu'entre entreprises assujetties, et un particulier n'a aucune adresse à l'annuaire. ScopeInvoice le voit sur la fiche client, produit la facture normalement et propose Envoyer la facture par e-mail. Ces ventes sont déclarées autrement, en e-reporting.

Votre client n'est pas encore joignable sur le réseau. Un bandeau le signale sur la facture, avec un bouton Inviter à recevoir gratuitement : votre client reçoit un e-mail l'invitant à activer sa réception, sans frais pour lui. Sur une facture émise, le bandeau propose aussi Envoyer la facture par e-mail : l'invitation prépare la suite, l'envoi remet la facture d'aujourd'hui. Le suivi de ces invitations est dans l'écran Invitations, ouvert par le lien du même nom de l'écran Clients / Fournisseurs.

Votre client est établi hors de France. La facturation électronique française ne s'applique pas à lui, et le bandeau d'invitation ne s'affiche pas. Sa facture part par Peppol s'il y est joignable, par courriel sinon. Une facture partie par courriel se déclare ensuite à l'administration, facture par facture, depuis sa fiche (Déclarer l'opération internationale).

Vous facturez au nom d'un client (cabinet comptable, mandat de facturation) : la mention de mandat est ajoutée à l'émission, dans la version qui valait à la date de la facture.

Vos abonnements encaissés par Stripe#

1:02▶ Abonnements Stripe : la facture électronique émise pour vous · 1 min 02Voir sur YouTube ↗

Avec le connecteur Stripe en mode émission, ScopeInvoice émet la facture légale de chaque abonnement : numérotée dans votre série, au format Factur-X, transmise par votre plateforme agréée quand le client est un professionnel, envoyée par e-mail à un particulier. Stripe ne fait plus qu'encaisser, et ses paiements sont reportés sur la facture. Le réglage du mode et les factures bloquées (client à qualifier, facture sans TVA, montant différent de Stripe) se trouvent dans l'écran Ventes Stripe. En mode reprise, à l'inverse, la facture légale reste celle de Stripe : ScopeInvoice l'enregistre, et sa fiche porte le bandeau « Facture émise par Stripe ».

Si quelque chose bloque#

« Facture non conforme », suivi d'une liste d'erreurs. Le contrôle a lieu avant tout envoi. Les causes les plus fréquentes : numéro de TVA intracommunautaire absent alors que vous n'êtes pas en franchise en base, SIREN manquant sur la fiche d'un client professionnel établi en France, ligne sans désignation ou à quantité nulle. Corrigez le point signalé et réémettez : aucun numéro n'a été consommé.

Un client européen facturé sans TVA. Son numéro de TVA intracommunautaire doit figurer sur sa fiche et être reconnu par VIES. Corrigez-le, réessayez plus tard si VIES ne répond pas, ou facturez avec la TVA française (case de l'encadré Facture internationale). Aucun numéro n'est consommé.

« L'annuaire Peppol ne répond pas ». ScopeInvoice ne peut pas savoir si votre client étranger peut recevoir la facture. Réessayez dans quelques minutes, ou cochez Envoyer par courriel (hors réseau). Aucun numéro n'est consommé.

« La facture ne passe pas la validation Peppol ». La plateforme agréée a refusé le document avant la numérotation, et le message dit ce qui manque. Corrigez-le, ou émettez la facture hors réseau.

« Ajoutez un moyen de paiement ». L'offre Réception facture l'émission à l'usage (0,15 € HT par facture). Enregistrez une carte avec le bouton Ajouter une carte de la fenêtre qui s'affiche : vous n'êtes débité qu'à l'émission.

« Plafond d'émissions atteint ». Vous avez consommé les émissions incluses dans l'offre Réception ce mois-ci. L'offre Pro émet sans limite.

« Erreur remontée par la plateforme ». La facture est émise et vous pouvez déjà l'adresser à votre client ; c'est la transmission réseau qui a été refusée. Le message affiché vient de la plateforme agréée — transmettez-le nous si son sens n'est pas évident. Pour un client étranger, un échec du document Peppol après la numérotation fait passer la facture hors réseau : envoyez-la par e-mail.

La transmission reste annoncée « en cours d'activation ». Votre enrôlement n'est pas encore validé. La facture est bien émise ; elle partira automatiquement dès la validation, sans rien refaire. Voir Activer la réception.

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