Comprendre les statuts d'une facture
Émise, déposée, prise en charge, rejetée, refusée, encaissée — ce que chaque statut veut dire, qui le pose, et ce qu'il vous reste à faire. Avec la différence entre un rejet et un refus.
Sommaire
Une facture électronique porte deux séries de statuts, et les confondre fait perdre du temps. Le premier dit où en est la facture dans votre gestion. Le second, imposé par la réforme, dit où elle en est sur le réseau — et c'est celui que votre client et l'administration voient aussi.
À savoir. Le statut de cycle de vie n'est pas décoratif : certaines étapes sont des obligations déclaratives. « Encaissée », en particulier, conditionne l'e-reporting de vos prestations de services.
Le statut de gestion#
Celui-là vous appartient. Il suit la vie commerciale du document.
| Statut | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Brouillon | Le document existe chez vous seul, sans numéro — un devis, lui, est numéroté dès sa création. Modifiable, supprimable |
| Émise | Numérotée, figée, fichier conforme généré. Plus modifiable — une correction passe par un avoir |
| Payée / Part. payée | Le règlement est enregistré, en totalité ou en partie |
| Annulée | Brouillon abandonné, devis retiré avant sa conversion, ou facture reçue écartée — un doublon importé, par exemple. Une facture émise ne s'annule pas : elle se corrige par un avoir |
| Acceptée / Refusée / Converti | Réservés aux devis : acceptés par le client, refusés, ou transformés en facture |
| À valider / À comptabiliser / Comptabilisée | Réservés aux factures reçues : elles suivent votre circuit de contrôle interne |
Le statut de cycle de vie#
Celui-là est normalisé. Il est posé par les plateformes ou par les entreprises, et circule sur le réseau. C'est la trace officielle de ce qui est arrivé à la facture.
| Statut | Qui le pose | Ce qu'il veut dire |
|---|---|---|
| En transit | Votre plateforme | La facture est partie, le réseau la traite. Statut d'attente, pas une étape officielle |
| Déposée | Votre plateforme | Le document a été déposé sur le réseau |
| Rejetée | Une plateforme | Rejet technique ou de conformité : la facture n'a pas été délivrée |
| Mise à disposition | La plateforme du destinataire | La facture est arrivée chez votre client, à sa disposition |
| Prise en charge | Votre client | Il l'a réceptionnée et l'entre dans son circuit |
| Approuvée / Approuvée partiellement | Votre client | Il valide la facture, en totalité ou en partie |
| Refusée | Votre client | Refus commercial, avec un motif |
| En litige | Votre client | Contestation en cours : ni approuvée, ni refusée |
| Suspendue | Votre client | Traitement mis en pause |
| Complétée | Votre client | Traitement terminé de son côté |
| Paiement transmis | Votre client | L'ordre de paiement est parti |
| Encaissée | Vous, ou ScopeInvoice quand il enregistre un règlement | Le règlement est encaissé. C'est une déclaration réglementaire, transmise quand elle est due |
Rejetée n'est pas refusée#
Les deux mots se ressemblent et les conséquences n'ont rien à voir.
Rejetée est un verdict de plateforme : la facture ne satisfait pas un contrôle. Elle n'a jamais été officiellement délivrée. En France, une facture rejetée est neutralisée : on ne peut pas réémettre la même référence. ScopeInvoice crée alors automatiquement un avoir interne — un document purement comptable, jamais transmis au réseau — et il vous reste à émettre une nouvelle facture corrigée.
Deux cas voisins ne suivent pas cette règle, même s'ils s'affichent eux aussi « Rejetée ». Une facture déclarée irrecevable — un contrôle technique a échoué — peut être resoumise sous la même référence, sans avoir. Un rejet d'adressage — votre client n'est joignable par aucune plateforme — ne crée pas d'avoir non plus : la facture est valide, elle n'a simplement pas pu être acheminée, et ScopeInvoice vous propose d'inviter votre client.
Refusée est une décision de votre client : il conteste le fond — montant, prestation, référence de commande. La facture existe, elle est valide, elle n'est simplement pas acceptée. Le motif saisi par votre client s'affiche sur la facture. La suite est commerciale : correction et avoir, ou discussion.
Ce que vous avez à déclarer#
Le bloc Statut de cycle de vie de la fiche facture vous donne exactement les boutons qui vous concernent, et pas les autres.
Sur une facture que vous recevez#
- Prise en charge — vous accusez réception. À poser une fois.
- Approuver — vous répondez que la facture est conforme. Une facture encore à valider est validée du même geste.
- Litige — vous contestez, avec un motif choisi dans la liste et une précision libre.
- Refuser — vous refusez, motif obligatoire. Il est transmis à l'émetteur. Le refus est définitif : la facture n'accepte plus aucune autre réponse, et votre fournisseur doit en émettre une nouvelle.
Ces boutons sont là dès l'arrivée de la facture, sans attendre que vous l'ayez validée : une facture au mauvais taux de TVA se refuse telle quelle.
Sur une facture que vous émettez#
Vous n'avez rien à déclarer à la main. Le statut « Encaissée » part de lui-même quand vous enregistrez le règlement — Marquer payée, paiement par lien Stripe ou rapprochement bancaire —, avec la ventilation par taux de TVA de ce règlement, et seulement quand il est dû : prestation de services, sans option pour la TVA sur les débits. C'est alors l'encaissement, et non l'émission, qui rend la TVA exigible.
Il n'y a pas de bouton pour déclarer un encaissement à part, et c'est voulu : il permettait de déclarer deux fois le même règlement, ou un montant que personne n'avait payé, et une déclaration partie ne se retire pas. Sur une vente importée de Stripe, ou prélevée par Stripe, les paiements arrivent de Stripe.
Le bouton Rafraîchir statut interroge la plateforme à la demande. En temps normal, les statuts arrivent seuls : votre plateforme nous les pousse au fil de l'eau.
Où regarder#
- La fiche d'une facture affiche l'historique complet de son cycle de vie, motifs compris.
- L'écran Factures émises affiche le statut de gestion de chaque document ; le cycle de vie se lit sur la fiche.
- Une transmission en erreur s'affiche en clair sur la facture concernée, avec le message renvoyé par la plateforme.
- L'écran Anomalies & doublons signale à côté de cela les documents en double et les montants inhabituels — utile quand une facture semble être passée deux fois.
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