Traiter les factures fournisseurs reçues
Réseau, import PDF, import XML ou photo — comment les factures d'achat arrivent dans ScopeInvoice, comment les accepter, les refuser ou les contester, et comment les préparer pour la comptabilité.
Sommaire
L'écran Factures reçues rassemble tout ce que vos fournisseurs vous adressent, quel que soit le chemin emprunté. C'est aussi de là que part votre TVA déductible : une facture d'achat qui n'y est pas est une facture qui ne se déduit pas.
À savoir. Recevoir par le réseau suppose que votre SIREN soit inscrit à l'annuaire. Tant que l'enrôlement n'est pas validé, seuls les imports manuels alimentent cet écran — voir Activer la réception.
Les quatre chemins d'arrivée#
| Chemin | Ce qu'il faut faire | Qualité des données |
|---|---|---|
| Réseau (PA/PDP) | Rien : la facture arrive seule | Exacte — ce sont des données structurées |
| Importer un XML | Déposer le fichier UBL ou Factur-X reçu par ailleurs | Exacte, sans reconnaissance de texte |
| Importer une facture PDF | Déposer le PDF | Exacte si le PDF contient son XML (Factur-X), sinon lecture automatique |
| Scanner une facture | Photographier depuis un téléphone | Lecture automatique, à relire |
Les deux derniers chemins passent par une lecture automatique, et créent la facture en brouillon : rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas relu. Un point à connaître : un PDF Factur-X contient son propre fichier de données ; ScopeInvoice le lit en priorité et n'utilise la reconnaissance d'image que si ce fichier est absent. Vos montants ne sont donc pas devinés quand ils peuvent être lus.
Bien scanner#
Posez la facture à plat, dans un endroit lumineux, et cadrez le document en entier. Les trois quarts des extractions ratées viennent d'un coin hors cadre ou d'un reflet.
Trier ce qui est arrivé#
Quatre filtres en haut de l'écran : Toutes, À traiter, Acceptées, Refusées. Le compteur « à traiter » est le seul chiffre à surveiller au quotidien.
Deux signaux apparaissent automatiquement sur les lignes :
- ⚠ Doublon possible — même numéro qu'une facture déjà reçue, ou montant identique à une facture proche dans le temps.
- + x % inhabituel — le montant s'écarte nettement de ce que ce fournisseur facture d'ordinaire. La comparaison se fait sur la médiane des factures précédentes, pas sur la dernière : une hausse isolée ne déclenche donc pas le signal à elle seule.
Ni l'un ni l'autre ne bloque quoi que ce soit. Ce sont des invitations à regarder de plus près.
Répondre au fournisseur#
Sur une facture arrivée par le réseau, trois réponses sont possibles, et elles repartent chez l'émetteur :
| Action | Effet |
|---|---|
| Accepter | Vous validez la facture. L'émetteur voit qu'elle est approuvée |
| Refuser | Vous la refusez, avec un motif transmis à l'émetteur |
| Litige | Vous contestez sans refuser : le dossier reste ouvert |
Le motif de refus se choisit dans une liste normalisée, complétée si besoin d'une précision libre (250 caractères). C'est ce texte que votre fournisseur lira : autant qu'il soit exploitable — « montant incorrect », « prestation non reçue », plutôt que « non ».
Depuis la fiche d'une facture, une action supplémentaire est disponible : Prise en charge, qui accuse réception sans encore se prononcer sur le fond.
Votre circuit interne#
Les factures importées ou scannées suivent un autre chemin, purement interne :
- À valider — la facture est en brouillon, les données extraites sont à relire.
- Valider — vous confirmez que les données sont justes.
- Comptabiliser — vous marquez la facture comme intégrée à votre comptabilité.
Ce circuit ne sort pas de chez vous : il sert au suivi interne et à savoir ce qui reste à traiter.
Préparer la comptabilité#
Sur une facture reçue, le bloc Pré-comptabilisation propose un compte du Plan Comptable Général pour chaque ligne non catégorisée. Chaque suggestion indique d'où elle vient :
- de vos catégorisations précédentes pour ce libellé ;
- de vos catégorisations précédentes pour ce fournisseur ;
- ou d'une reconnaissance par mots-clés.
Vous pouvez appliquer la suggestion, saisir un autre compte, ou ne rien faire. Le bloc Écriture comptable montre ensuite l'écriture préparée au format FEC, et signale si elle est équilibrée.
ScopeInvoice ne comptabilise pas à votre place. L'écriture est préparée, prête à importer ; le contrôle et la validation restent dans votre outil comptable, ou chez votre expert-comptable.
Le RIB, et la fraude qui va avec#
Quand la fiche fournisseur porte un IBAN, il s'affiche sur la facture, avec un bouton de copie. Le format est vérifié (clé de contrôle, longueur), mais pas le titulaire — aucun logiciel ne peut le faire à votre place.
La fraude au changement de RIB est la plus répandue des escroqueries aux entreprises : un e-mail plausible annonce un nouveau compte bancaire, et le virement part chez l'escroc. Vérifiez tout changement de RIB par un autre canal que celui qui l'annonce — un appel au numéro que vous connaissez déjà.
Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.