Traiter les factures fournisseurs reçues

L'écran Factures reçues (menu Inbox (reçues)) rassemble tout ce que vos fournisseurs vous adressent, quel que soit le chemin emprunté. C'est aussi de là que part votre TVA déductible : une facture d'achat qui n'y est pas est une facture qui ne se déduit pas.

À savoir. Recevoir par le réseau suppose que votre SIREN soit inscrit à l'annuaire. Tant que l'enrôlement n'est pas validé, seuls les imports (et le transfert par e-mail, s'il est ouvert sur votre dossier) alimentent cet écran — voir Activer la réception.

Les chemins d'arrivée#

1:30▶ Recevoir ses factures fournisseurs, même en PDF · 1 min 30Voir sur YouTube ↗

Quel que soit le chemin, la facture arrive À valider, c'est-à-dire en brouillon : c'est à vous de confirmer ses données (voir Votre circuit interne). Un point à connaître : un PDF Factur-X contient son propre fichier de données ; ScopeInvoice le lit en priorité et n'utilise la reconnaissance d'image que si ce fichier est absent. Vos montants ne sont donc pas devinés quand ils peuvent être lus.

Le bouton Importer des factures, en haut de l'écran, accepte jusqu'à 25 fichiers par lot (10 Mo chacun), et dit ce qu'il advient de chacun :

• un fichier qui contient plusieurs factures — une commande passée chez plusieurs vendeurs, par exemple — en donne autant de factures d'achat, chacune accompagnée du document complet ;
• une facture déjà dans le dossier (même numéro, même fournisseur) n'est pas importée une seconde fois : l'import l'indique et renvoie vers celle qui existe ;
• si le numéro est déjà porté par une autre facture du dossier, la facture n'est pas importée, et l'import le dit.

À savoir. La lecture automatique dépend de votre abonnement. Sans elle, les factures électroniques (XML, PDF Factur-X) s'importent quand même ; les scans et les photos sont refusés.

Le transfert par e-mail#

Quand une adresse de réception est ouverte pour votre dossier, elle s'affiche en haut de l'écran, avec un bouton Copier. Elle est propre à votre dossier : ne la publiez pas. Le lien Voir les messages reçus montre ce qu'est devenue chaque pièce jointe — importée, ignorée avec son motif (un logo, une signature), illisible. Une pièce qui n'était pas une facture se déplace vers le dossier entreprise par le lien « ce n'est pas une facture » ; la facture créée par erreur est alors supprimée.

Bien scanner#

Posez la facture à plat, dans un endroit lumineux, et cadrez le document en entier. Les trois quarts des extractions ratées viennent d'un coin hors cadre ou d'un reflet.

Chaque photo devient une facture : pour une facture de plusieurs pages, déposez plutôt un PDF qui les réunit.

Les notes de frais#

0:55▶ Notes de frais : une photo suffit · 55 sVoir sur YouTube ↗

Une dépense avancée par un salarié ou par vous-même — un repas, un plein, un péage — ne passe pas par cet écran, mais par Notes de frais. Photographiez le justificatif, en plusieurs pages si besoin : selon votre abonnement, la lecture automatique pré-remplit la date, le montant et le commerçant, et la saisie à la main reste toujours possible. Un administrateur du compte valide, refuse ou marque la note remboursée, et seules les notes validées ou remboursées partent à l'export comptable.

Trier ce qui est arrivé#

Quatre filtres en haut de l'écran : Toutes, À traiter, Acceptées, Refusées. Le compteur « à traiter » est le seul chiffre à surveiller au quotidien. « Acceptées » regroupe aussi les factures comptabilisées et payées. Une facture à traiter dont l'échéance est dépassée ressort sur fond coloré, sa date en rouge.

Chaque ligne affiche aussi, quand elle se reconnaît, la nature de la dépense (Énergie, Télécom, Locations…). Dès que vos factures en comptent plusieurs, un second filtre permet de n'en afficher qu'une.

Deux signaux apparaissent automatiquement sur les lignes :

• ⚠ Doublon possible — même numéro qu'une facture déjà reçue du même fournisseur, ou même montant TTC qu'une facture de ce fournisseur datée à trois jours près. Le signal apparaît dès l'arrivée, avant la validation ; une facture refusée ou annulée n'est plus comparée.
• + x % inhabituel — la dernière facture d'un fournisseur qui facture à rythme régulier dépasse d'au moins 15 % et de 50 € HT la médiane de ses factures précédentes (il en faut au moins trois). La comparaison se fait sur la médiane, pas sur la dernière facture : une facture exceptionnelle dans le passé ne fausse donc pas la référence.

Ni l'un ni l'autre ne bloque quoi que ce soit. Ce sont des invitations à regarder de plus près.

Votre circuit interne#

Toute facture reçue — par le réseau, importée, scannée ou transférée — suit le même circuit :

1. À valider — la facture est en brouillon, les données sont à relire. Tant qu'elle l'est, le bouton Modifier les lignes de sa fiche permet de les corriger.
2. Valider — vous confirmez que les données sont justes. La facture passe « À comptabiliser ».
3. Comptabiliser — vous marquez la facture comme intégrée à votre comptabilité.

Ce circuit ne sort pas de chez vous : valider ou comptabiliser ne transmet rien à votre fournisseur. Il sert au suivi interne et à savoir ce qui reste à traiter.

Valider une facture peut aussi faire apparaître, en haut de l'écran, des propositions pour votre catalogue tirées de ses lignes : rien n'y entre tant que vous ne les avez pas acceptées. Et si votre banque est connectée (écran Rapprochement), le débit qui règle une facture validée ou comptabilisée peut lui être rapproché ; une facture encore à valider ne l'est jamais.

Répondre au fournisseur#

Dès son arrivée, sans attendre que vous l'ayez validée, la fiche d'une facture reçue porte le bloc Statut de cycle de vie, avec quatre actions :

Dans la liste, une facture à valider porte aussi un bouton Refuser, à côté de Valider : le refus se fait sans ouvrir la fiche. Les autres réponses se donnent depuis la fiche, la facture sous les yeux.

Sur une facture arrivée par le réseau, ces statuts repartent chez l'émetteur, par sa plateforme. Sur une facture importée, scannée ou transférée, ils restent dans votre suivi. Une facture reçue par le réseau Peppol international, d'un fournisseur établi hors de France, l'indique sur sa fiche : aucun statut ne lui est renvoyé.

Le motif de refus est obligatoire. Il se choisit dans une liste normalisée, complétée si besoin d'une précision libre (250 caractères) ; un litige se motive de la même façon, mais le motif y est facultatif. C'est ce texte que votre fournisseur lira : autant qu'il soit exploitable — « montant incorrect », « prestation non reçue », plutôt que « non ».

Un refus est définitif. Une facture refusée n'accepte plus aucune autre réponse : votre fournisseur doit vous en émettre une nouvelle. En cas de doute, préférez le litige, qui laisse le dossier ouvert.

Préparer la comptabilité#

Sur une facture reçue, le bloc Pré-comptabilisation propose un compte du Plan Comptable Général pour chaque ligne non catégorisée. Chaque suggestion indique d'où elle vient :

• de vos catégorisations précédentes pour ce libellé ;
• d'une ligne semblable déjà classée dans votre dossier, chez n'importe quel fournisseur ;
• de vos catégorisations précédentes pour ce fournisseur ;
• d'une reconnaissance par mots-clés — un matériel de 500 € HT ou plus à l'unité est alors proposé en immobilisation ;
• de deux règles simples : une remise prend le compte de la ligne principale de la facture, des frais de port vont en 6241 (transports sur achats).

Quand aucune de ces sources ne donne de réponse sûre, et si votre abonnement le permet, une suggestion proposée par l'IA complète la liste, avec sa raison en une phrase.

Vous pouvez appliquer une suggestion, toutes les appliquer d'un coup (Appliquer les N suggestions), saisir un autre compte, ou ne rien faire. Un compte saisi est contrôlé : un compte qui n'en est pas un, ou qui ne convient pas à un achat, est refusé avec son motif. Une fois la facture validée, le bloc Écriture comptable montre l'écriture préparée au format FEC, et signale si elle est équilibrée.

ScopeInvoice ne comptabilise pas à votre place. L'écriture est préparée, prête à importer ; le contrôle et la validation restent dans votre outil comptable, ou chez votre expert-comptable.

Fournisseur étranger : la TVA à auto-liquider#

La facture d'un fournisseur établi hors de France arrive souvent sans TVA : c'est alors à vous de déclarer la TVA française, due et déductible à la fois. Sa fiche affiche le bloc TVA à auto-liquider : choisissez le taux applicable — il ne figure pas sur la facture — puis Appliquer. Sans lui, la déclaration de TVA et l'écriture comptable restent incomplètes. Quand la facture électronique précise l'autoliquidation, ses lignes sont déjà marquées : il ne reste que le taux. Un achat marqué à tort — un bien importé hors de l'Union européenne, dont la TVA passe par la déclaration en douane — se corrige par Ce n'est pas une autoliquidation.

Le RIB, et la fraude qui va avec#

Quand la fiche fournisseur porte un IBAN, il s'affiche sur la facture, avec un bouton de copie. Le format est vérifié (clé de contrôle, longueur), mais pas le titulaire — aucun logiciel ne peut le faire à votre place.

La fraude au changement de RIB est la plus répandue des escroqueries aux entreprises : un e-mail plausible annonce un nouveau compte bancaire, et le virement part chez l'escroc. Vérifiez tout changement de RIB par un autre canal que celui qui l'annonce — un appel au numéro que vous connaissez déjà.

Les charges récurrentes#

1:25▶ Abonnements, hausses, doublons : vos charges récurrentes sous contrôle · 1 min 25Voir sur YouTube ↗

L'écran Charges récurrentes (menu Pilotage) lit les débits des comptes bancaires que vous avez connectés depuis l'écran Rapprochement, et y repère ce qui revient à rythme fixe : abonnements, contrats, prélèvements. Trois contrôles à seuils fixes y signalent un prix qui a augmenté (d'au moins 5 % et 30 € par an), un même montant prélevé deux fois, et des prélèvements sans aucune facture reçue de ce fournisseur — une TVA que vous ne récupérez pas. Pour chaque contrat, vous pouvez noter l'échéance et le préavis : l'écran en déduit le dernier jour pour résilier — et vous le rappelle par courriel trente puis sept jours avant, sauf si vous avez choisi de garder le contrat — puis prépare un courrier de résiliation en PDF, à relire et signer.

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