Relancer les impayés et suivre les encaissements

Une facture émise n'est pas une facture payée. Trois écrans couvrent le chemin qui va de l'une à l'autre : Relances, Paiements et Rapprochement bancaire.

À savoir. Les relances partent à l'adresse e-mail portée par la fiche du client. Un tiers sans e-mail apparaît dans la liste avec la mention « Pas d'email » : rien ne sera envoyé tant que la fiche n'est pas complétée.

Mettre les relances en pilote automatique#

Ouvrez Relances. La section « Relances automatiques » attend des paliers : relancer après 7 jours, puis après 15, puis après 30, à compter de l'échéance. Ajoutez-en autant que votre pratique en demande.

Une fois les paliers définis, ScopeInvoice envoie chaque jour, tout seul :

• les relances de paiement des factures échues, selon vos paliers ;
• les relances des devis envoyés et non signés.

Le bouton Exécuter maintenant déclenche le passage immédiatement, sans attendre le lendemain — pratique pour vérifier votre configuration.

Configurer au moins un palier fait aussi passer au vert la ligne « Relances automatiques configurées » de l'écran Conformité 2026.

Relancer à la main#

Le tableau liste les factures en retard : client, numéro, montant TTC, retard en jours, date de la dernière relance. Le total des encours en retard s'affiche en haut.

Le bouton Relancer ouvre un envoi immédiat, avec la possibilité d'ajouter un message personnalisé — celui qui évite le malaise quand le règlement vient peut-être de partir : « veuillez ignorer ce message si le paiement a déjà été effectué ».

Chaque envoi est tracé : Envoyée, Échec, ou Simulée (l'envoi d'e-mails n'est pas configuré sur cet environnement).

Se faire payer en ligne#

Sur la fiche d'une facture, Activer le paiement en ligne raccorde votre compte Stripe. Une fois le raccordement fait, le bouton Lien de paiement produit un lien de règlement par carte, à copier dans un e-mail ou à envoyer directement au client.

L'écran Paiements récapitule les liens créés, leur statut — ouvert, complété, expiré, annulé — et le total encaissé. Un lien non utilisé peut être annulé : il devient inutilisable.

Enregistrer un règlement#

Trois chemins, selon la façon dont l'argent est arrivé.

Marquer une facture payée enregistre un encaissement réel : ce n'est pas une étiquette posée sur le document, c'est le règlement qui entre dans vos chiffres.

Rapprocher les règlements#

L'écran Rapprochement bancaire met face à face vos mouvements bancaires et vos factures en attente.

Importer les mouvements#

Exportez un relevé au format CSV depuis votre banque et déposez-le : le séparateur peut être ; ou ,, et seules les lignes portant un montant sont reprises. L'écran indique combien de transactions ont été importées et combien ont été ignorées.

La connexion bancaire automatique, qui fait arriver les mouvements sans relevé à télécharger, est déployée progressivement. Si l'écran vous annonce qu'elle n'est pas disponible, l'import CSV reste la voie normale.

Laisser la machine faire le premier tri#

Le bouton Rapprochement auto apparie ce qui est certain et laisse le reste de côté. Il sait traiter trois cas particuliers, et il vous dit lesquels :

• un acompte : la facture reste due pour le reliquat ;
• un virement groupé qui solde plusieurs factures d'un coup ;
• une ambiguïté : plusieurs factures du même montant, et le libellé ne dit pas laquelle. Ces mouvements sont marqués « à arbitrer » et vous reviennent.

Le reste se rapproche à la main : sélectionnez un mouvement, sélectionnez la facture, confirmez.

Déclarer l'encaissement à la plateforme#

Sur une facture de vente, le bloc Statut de cycle de vie propose Déclarer un encaissement : montant TTC encaissé, ventilé par taux de TVA. Cette déclaration n'est pas un doublon du « marquer payée » : c'est l'obligation d'e-reporting des encaissements, qui vaut pour les prestations de services, chez qui la TVA est exigible à l'encaissement et non à la facturation.

Voir Déclarer sa TVA et son e-reporting.

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