Relancer les impayés et suivre les encaissements
Configurer des relances automatiques, relancer à la main quand il le faut, proposer un paiement en ligne, rapprocher les règlements des factures et prévoir les encaissements — pour savoir à tout moment ce qui reste dû, et quand cela rentrera.
Sommaire
Une facture émise n'est pas une facture payée. Quatre écrans couvrent le chemin qui va de l'une à l'autre : Relances, Paiements Stripe, Rapprochement bancaire et Trésorerie.
À savoir. Les relances partent au nom de votre entreprise, à l'adresse e-mail portée par la fiche du client ; une réponse du client arrive chez le premier administrateur de l'organisation. Un tiers sans e-mail apparaît dans la liste avec la mention « Pas d'email » : rien ne sera envoyé tant que la fiche n'est pas complétée.
Mettre les relances en pilote automatique#
Ouvrez Relances. La section « Relances automatiques » attend des paliers, comptés à partir de l'échéance : choisissez un délai — 3, 7, 14 ou 30 jours — puis + Ajouter, et recommencez pour chaque palier, par exemple 7, puis 14, puis 30 jours. Chaque délai ne sert qu'une fois : quatre paliers au plus.
Une fois les paliers définis, ScopeInvoice envoie chaque matin, tout seul :
- les relances de paiement des factures échues, selon vos paliers — une seule relance par palier et par facture ;
- les relances des devis envoyés par lien de signature et toujours pas signés, à partir de trois jours après leur date, puis au plus une fois par semaine.
Les factures d'abonnement que le connecteur Ventes Stripe fait émettre par ScopeInvoice, et que Stripe prélève, ne sont pas relancées automatiquement : Stripe s'en charge, et leur fiche l'indique. Une facture Stripe à régler par lien de paiement, elle, est relancée comme les autres.
Le bouton Exécuter maintenant déclenche le passage immédiatement, sans attendre le lendemain — pratique pour vérifier votre configuration.
Configurer au moins un palier fait aussi passer au vert la ligne « Relances automatiques configurées » de l'écran Conformité 2026.
Relancer à la main#
Le tableau liste les factures en retard : client, numéro, montant TTC, retard en jours, date de la dernière relance. Le total des encours en retard s'affiche en haut.
Le bouton Relancer ouvre un encadré sous la ligne : ajoutez si besoin un message personnalisé — celui qui évite le malaise quand le règlement vient peut-être de partir : « veuillez ignorer ce message si le paiement a déjà été effectué » —, puis Envoyer la relance.
Chaque envoi est tracé : Envoyée, Échec, ou Simulée (l'envoi d'e-mails n'est pas configuré sur cet environnement).
Se faire payer en ligne#
Sur la fiche d'une facture, Activer le paiement en ligne vous mène à l'écran Paiements Stripe : choisissez votre forme juridique — Société ou Entreprise individuelle — pour ouvrir le formulaire de Stripe ; si vous n'avez pas encore de compte, il se crée au passage. Une fois le raccordement actif, le bouton Lien de paiement de la fiche produit un lien de règlement en ligne, à copier dans un e-mail ou à envoyer directement au client. Les fonds arrivent sur votre compte Stripe, sans transiter par ScopeInvoice.
L'écran Paiements Stripe récapitule les liens créés, leur statut — ouvert, complété, expiré, annulé — et le total encaissé. Un lien non utilisé peut être annulé : il devient inutilisable.
À ne pas confondre avec l'écran Ventes Stripe : celui-là importe les ventes que votre propre compte Stripe facture déjà, des abonnements par exemple, pour votre TVA et votre comptabilité.
Enregistrer un règlement#
Le chemin dépend de la façon dont l'argent est arrivé.
| Situation | Ce que vous faites |
|---|---|
| Paiement par lien Stripe | Rien : la facture est marquée payée à la confirmation du paiement |
| Vente importée par Ventes Stripe | Rien : ses paiements arrivent de Stripe |
| Virement ou chèque | Marquer payée sur la fiche de la facture |
| Beaucoup de mouvements | Passer par le rapprochement bancaire |
Marquer une facture payée enregistre un encaissement réel, pour le reste dû et à la date du jour : ce n'est pas une étiquette posée sur le document, c'est le règlement qui entre dans vos chiffres — votre TVA, votre trésorerie, et la déclaration d'encaissement quand elle est due.
Rapprocher les règlements#
L'écran Rapprochement bancaire met face à face vos mouvements bancaires et vos factures en attente.
Importer les mouvements#
Exportez un relevé au format CSV depuis votre banque et déposez-le dans Importer un relevé CSV :
trois colonnes Date;Libellé;Montant, le séparateur peut être ; ou ,, et seules les lignes au
crédit — montant positif — sont reprises. L'écran indique combien de transactions ont été importées
et combien ont été ignorées.
La connexion bancaire automatique fait arriver les mouvements sans relevé à télécharger : dans le bloc Connexion bancaire, cliquez sur + Connecter une banque. Elle est déployée progressivement : si le bloc vous annonce qu'elle n'est pas disponible, l'import CSV reste la voie normale.
Laisser la machine faire le premier tri#
Le bouton Rapprochement auto apparie ce qui est certain et laisse le reste de côté. Avec une banque connectée, vous n'avez même pas à cliquer : le même rapprochement tourne après chaque synchronisation qui apporte des mouvements, et chaque matin. Il sait traiter trois cas particuliers, et il vous dit lesquels :
- un acompte : la facture reste due pour le reliquat ;
- un virement groupé qui solde plusieurs factures d'un coup ;
- une ambiguïté : plusieurs factures du même montant, et le libellé ne dit pas laquelle. Ces mouvements sont marqués « À arbitrer », avec la raison, et vous reviennent.
Un versement Stripe se rapproche lui aussi du virement reçu sur votre compte bancaire.
Le reste se rapproche à la main : sélectionnez un mouvement, puis une ou plusieurs factures — leur total doit tomber juste sur le mouvement —, et confirmez. Un mouvement au débit se rapproche de factures fournisseur. Une erreur se corrige par Annuler le rapprochement : la facture redevient à régler. Si le statut « Encaissée » était déjà parti à votre plateforme agréée, l'écran vous le dit : il se rectifie alors auprès d'elle.
Prévoir les encaissements#
L'écran Trésorerie projette la date à laquelle chaque facture en attente sera réellement payée, d'après le rythme de chaque client plutôt que d'après l'échéance portée sur la facture.
▶ Prévoir sa trésorerie : qui paie quand · 1 min 16Voir sur YouTube ↗
Le calcul est le suivant : pour chaque client, ScopeInvoice mesure l'écart médian entre l'échéance et le règlement sur ses factures déjà soldées des deux dernières années. Il en faut au moins trois ; en dessous, la prévision recopie l'échéance. Un client qui règle toujours à J+45 est donc projeté à J+45, et aucun encaissement n'est prévu à une date déjà passée. Une facture réglée en partie ne compte que pour son reste dû.
Le bloc Encaissements attendus répartit ce reste dû en tranches — Déjà en retard, Sous 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, Au-delà de 90 j — et indique quelle part du montant repose sur un comportement observé. Le tableau Comportement de vos clients donne l'habitude de chacun : « Régulier » veut dire prévisible, pas forcément bon payeur. En tête d'écran, Ce que vous devrez sortir rappelle la TVA à décaisser sur la période en cours et vos prochaines échéances de TVA.
Déclarer l'encaissement à la plateforme#
Pour une prestation de services, sauf option pour les débits, la TVA est exigible à l'encaissement et non à la facturation : l'encaissement se déclare. Vous n'avez le plus souvent rien à faire. Un règlement enregistré par Marquer payée, par lien de paiement Stripe ou au rapprochement bancaire transmet de lui-même le statut « Encaissée » à votre plateforme agréée, quand il est dû.
Sur une facture de vente, le bloc Statut de cycle de vie propose aussi Déclarer un encaissement : montant TTC encaissé, ventilé par taux de TVA. Avant de l'utiliser, regardez l'historique du cycle de vie de la facture : si un « Encaissée » y figure déjà pour ce règlement, il ne se déclare pas une seconde fois.
Voir Déclarer sa TVA et son e-reporting.
Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.