Donner accès à son expert-comptable

Donner ses pièces à son comptable par e-mail, c'est du temps perdu des deux côtés. Un accès direct lui évite de vous réclamer chaque facture, et vous évite de les chercher.

Tout se passe dans Paramètres › Mon cabinet comptable. Le principe tient en une phrase : c'est vous qui décidez. Vous accordez l'accès, vous voyez qui accède, vous le retirez quand vous voulez.

À savoir. Seul un administrateur de l'organisation peut la rattacher à un cabinet ou l'en détacher. Un cabinet ne peut pas se servir lui-même.

Trois façons de procéder#

1:02▶ Rattacher ses clients et facturer sous mandat · 1 min 02Voir sur YouTube ↗

Confirmer une demande de rattachement#

Votre cabinet peut vous envoyer un lien de rattachement. Il ouvre une page qui indique le nom du cabinet et le SIREN de l'entreprise visée — rien d'autre.

• Seul un administrateur de l'entreprise peut confirmer, connecté à son compte. Un salarié, un collaborateur du cabinet ou quiconque aurait reçu le lien par transfert ne le peut pas : le lien désigne la demande, il ne donne aucun accès.
• Pas encore de compte ? Créez-le depuis la page : une fois connecté, vous y revenez automatiquement. Si votre entreprise n'est pas encore inscrite, la page propose de la créer, puis de confirmer.
• Déjà suivi par un autre cabinet ? La page vous l'annonce avant de confirmer : « vous quittez le cabinet X pour le cabinet Y ». L'ancien cabinet perd aussitôt l'accès, et il en est prévenu.
• Le lien est valable 14 jours et ne sert qu'une fois. Expiré ou déjà utilisé, il affiche un simple message : demandez à votre cabinet de vous le renvoyer.

Rattacher un cabinet#

Collez l'identifiant que votre comptable vous a transmis, puis cliquez sur Rattacher. Le cabinet accède immédiatement à votre dossier, et il en est prévenu par e-mail.

Inviter son comptable#

Saisissez son adresse e-mail et cliquez sur Inviter mon comptable. Il reçoit un lien valable 7 jours, nominatif — seule cette adresse peut l'accepter — pour créer son compte et accéder à votre comptabilité. Il n'aura accès qu'à votre entreprise.

La liste indique la date limite de chaque invitation, et signale celle qui a expiré : invitez alors de nouveau la même adresse.

Votre comptable rejoint ainsi votre entreprise comme utilisateur, avec le rôle Comptable, et non comme collaborateur d'un cabinet : les limites décrites ci-dessous, propres aux cabinets, ne s'appliquent pas à lui. Vous gérez son accès, et le retirez, dans Paramètres › Utilisateurs.

Ce que votre comptable voit, et ce qu'il ne touche pas#

Le bloc Qui accède à vos données liste nommément les collaborateurs du cabinet qui consultent votre dossier — seulement ceux à qui il est confié, si le cabinet répartit ses dossiers entre ses collaborateurs.

Ils consultent votre comptabilité — factures émises, factures reçues, TVA, export FEC — et traitent vos factures d'achat : ils les importent, les valident, les comptabilisent, et peuvent accepter ou refuser en votre nom une facture reçue par le réseau. C'est la tenue de vos comptes, et le rattachement suffit à la leur confier.

Sans mandat de facturation, ils ne modifient pas vos données commerciales : clients, produits, stock leur sont fermés en écriture, et ils n'émettent aucune facture de vente en votre nom. Ce n'est pas une question de confiance : c'est la séparation normale entre celui qui tient les comptes et celui qui tient l'entreprise. Même avec un mandat, certains gestes restent les vôtres : qui utilise votre entreprise et avec quels droits, et à quel cabinet vous la rattachez.

Si votre cabinet émet vos factures : le mandat#

Pour émettre vos factures à votre place, votre cabinet doit vous faire signer un mandat de facturation (art. 289 du CGI). Vous le recevez par un lien, souvent par e-mail, valable 30 jours ; vous lisez la convention et la signez, sans compte à créer. Chaque facture émise sous mandat porte une mention qui l'indique. Paramètres › Mon cabinet comptable indique si un mandat est en vigueur, depuis quand, et qui l'a signé.

Vous pouvez révoquer ce mandat à tout moment, sans motif ni préavis, depuis Paramètres › Mon cabinet comptable (réservé à un administrateur de l'entreprise), ou en le demandant à votre cabinet. Le cabinet ne peut plus émettre en votre nom dès le jour même ; les factures déjà émises restent valables, et il continue de tenir vos comptes.

Le lien de signature ne permet pas de révoquer. Il a circulé par e-mail : s'il suffisait à couper la facturation de votre entreprise, n'importe qui l'ayant reçu pourrait le faire.

Échanger avec votre cabinet#

Dès qu'un cabinet est rattaché, le menu Pilotage s'enrichit de trois entrées.

• À traiter — ce que votre cabinet attend de vous : un justificatif, une précision sur une facture, une pièce du dossier. Vous répondez par un message, une photo ou un fichier, et la pièce se range d'elle-même : comme justificatif de la facture concernée si elle n'en a pas encore, ou dans votre dossier entreprise pour une pièce du dossier. Sans réponse, un rappel part par e-mail, trois fois au plus. L'administrateur et le comptable de l'entreprise voient toutes les demandes ; les autres utilisateurs, celles qui leur sont adressées.
• Documents du cabinet — les bilans, liasses et attestations que votre cabinet dépose pour vous, en lecture seule. Vous êtes prévenu par e-mail quand il en dépose. Cette entrée est réservée à l'administrateur et au comptable de l'entreprise.
• Échéances — les échéances que votre cabinet renseigne (TVA, liasse, impôt sur les sociétés, CFE…), avec un rappel par e-mail avant chacune. Ce calendrier engage votre cabinet, pas ScopeInvoice.

Votre tableau de bord affiche aussi la carte Votre expert-comptable : le cabinet, votre interlocuteur s'il en a désigné un, et des boutons pour l'appeler ou lui écrire. Ils ouvrent votre téléphone ou votre messagerie : aucun message ne transite par ScopeInvoice.

Si vous encaissez avec la caisse Till, le réglage Envoi au cabinet comptable, sur l'écran Clôtures (Z), transmet chaque jour le récapitulatif de vos Z à votre cabinet. Il est coché par défaut ; en le décochant, vous coupez l'envoi, et votre cabinet ne peut pas le rétablir à votre place.

Retirer l'accès#

Retirer l'accès de ce cabinet coupe l'accès immédiatement, et le cabinet en est prévenu par e-mail. Vos données restent intactes, et rien n'empêche de rattacher à nouveau le même cabinet plus tard — ou un autre.

Chaque rattachement et chaque retrait est inscrit, en clair, dans le journal d'audit de votre entreprise (Paramètres › Journal) : quel cabinet, quand, et par qui.

Si votre cabinet prend en charge l'abonnement#

Certains cabinets couvrent l'abonnement ScopeInvoice de leurs clients. Dans ce cas, Paramètres › Mon cabinet comptable vous l'indique : vous n'avez rien à régler de votre côté, et aucune carte à enregistrer.

Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.