L'espace cabinet pour les experts-comptables
Créer son cabinet, ouvrir les dossiers clients, répartir les accès entre collaborateurs, collecter les pièces par e-mail, pré-réviser avant export et émettre sous mandat.
Sommaire
Un cabinet regroupe plusieurs entreprises clientes dans un même portefeuille. Vos collaborateurs accèdent alors aux dossiers rattachés sans invitation entreprise par entreprise, et vous travaillez depuis un cockpit qui donne l'état du portefeuille en un écran.
À savoir. Le rattachement d'une entreprise à un cabinet est un consentement du client : soit il colle l'identifiant de votre cabinet dans ses réglages, soit vous ouvrez le dossier vous-même à partir de son SIREN. Il peut détacher à tout moment.
Créer le cabinet#
Depuis la page Cabinet, renseignez le nom du cabinet (le SIREN est facultatif) et créez-le. Vous en êtes l'administrateur.
Le cabinet reçoit un identifiant : c'est ce que vous communiquez à vos clients pour qu'ils vous rattachent leur entreprise.
Ouvrir les dossiers#
Deux chemins, selon qui fait le geste :
| Chemin | Ce qui se passe |
|---|---|
| Ajouter un client (SIREN) | Vous ouvrez le dossier vous-même, le reste se remplit depuis le registre. Votre client n'a rien à faire |
| Le client vous rattache | Il colle votre identifiant de cabinet dans ses réglages |
Répartir les accès#
Invitez vos collaborateurs par e-mail — un lien valable 7 jours, sans compte préalable.
Chaque collaborateur reçoit ensuite un périmètre : tout le portefeuille, ou seulement les dossiers que vous lui assignez. Le portefeuille se filtre alors sur « mes dossiers », ce qui change tout quand le cabinet suit deux cents entreprises.
Le cockpit#
L'écran d'accueil du cabinet est un tableau de bord composable : nombre de dossiers, encours total, retards, CA cumulé, TVA à déclarer, dossiers à anomalies, échéances de TVA, top des encours, portefeuille complet.
Les widgets se déplacent, se redimensionnent et se retirent (✎ Personnaliser), et vous pouvez créer plusieurs cockpits — un pour la révision, un pour le recouvrement, selon vos habitudes.
Collecter les pièces sans les réclamer#
Chaque dossier dispose d'une adresse e-mail dédiée. Les factures fournisseurs qu'on y fait suivre arrivent directement dans le dossier, en brouillon, prêtes à être relues.
L'écran Courrier du cabinet suit ce qui est arrivé, pièce par pièce : traité, non attribué, illisible, sans facture jointe. Une pièce non attribuée n'est pas perdue — elle attend qu'on lui désigne un dossier.
Cette adresse est personnelle à un dossier et ne se devine pas. Elle se transmet au client, elle ne se publie pas sur un site.
Pré-réviser avant l'export#
L'écran Pré-révision liste, dossier par dossier, ce qui cloche avant de sortir un FEC ou d'injecter dans votre logiciel de production. Trois niveaux, et le premier a un sens précis :
- Bloquant — l'écriture sera refusée à l'injection tant que ce n'est pas corrigé ;
- À vérifier — probable, mais pas certain ;
- Information — signalé, sans conséquence.
Chaque anomalie ouvre la pièce concernée. L'objectif est simple : ne pas découvrir le problème dans le logiciel de production, où il coûte dix fois plus cher à corriger.
Émettre au nom d'un client : le mandat#
Sans mandat signé, votre cabinet est en lecture seule sur les factures de ses clients.
Le mandat de facturation est l'acte par lequel le client vous autorise à émettre en son nom (art. 289 du CGI). Depuis Mandats de facturation, vous proposez un mandat à un dossier : le client le signe par un simple lien, sans compte à créer. Il se révoque à tout moment, et la révocation ne remet pas en cause les factures déjà émises.
Les factures émises sous mandat portent la mention obligatoire indiquant qu'elles sont établies par votre cabinet au nom et pour le compte du client — sur le document lisible comme dans le flux transmis. Le client reste seul responsable du contenu de ses factures et de la TVA correspondante, et consulte à tout moment ce qui est émis en son nom.
Le connecteur comptable#
Si vous travaillez sur Sage Génération Experts, les factures de vos dossiers peuvent devenir des écritures sans ressaisie ni import de FEC. Le raccordement se fait dans Connecteur comptable ; un guide dédié détaille la configuration.
L'offre du cabinet#
Un dossier « payé par le cabinet » est couvert par votre offre : il n'a pas d'abonnement à son nom. Un dossier « payé par le client » garde le sien, et vous ne faites que le suivre. Tant qu'aucune offre cabinet n'est ouverte, chaque dossier répond de son propre abonnement — écrivez-nous pour ouvrir la vôtre.
Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.