L'espace cabinet pour les experts-comptables

Un cabinet regroupe plusieurs entreprises clientes dans un même portefeuille. Vos collaborateurs accèdent alors aux dossiers rattachés sans invitation entreprise par entreprise, et vous travaillez depuis un cockpit qui donne l'état du portefeuille en un écran.

À savoir. Le rattachement d'une entreprise à un cabinet est un consentement du client : il confirme la demande de rattachement que vous lui envoyez, ou colle l'identifiant de votre cabinet dans ses réglages — à moins qu'il n'ait pas encore de compte, auquel cas vous ouvrez son dossier vous-même à partir de son SIREN. Il peut détacher à tout moment.

Créer le cabinet#

Depuis le sélecteur d'organisation, en haut de la barre latérale, choisissez ＋ Créer un cabinet comptable. Confirmez que vous tenez la comptabilité d'autres entreprises, puis renseignez le nom du cabinet (le SIREN est facultatif). Vous en êtes l'administrateur.

Un SIREN saisi est vérifié à l'annuaire des entreprises : s'il ne correspond pas à une activité comptable, l'écran le signale avant la création. Le nom et le SIREN se corrigent ensuite dans Paramètres du cabinet, par l'administrateur. Le SIREN ne se modifie plus une fois le cabinet rattaché à Sage par le connecteur comptable.

Le cabinet reçoit un identifiant, affiché dans le Portefeuille et dans Paramètres du cabinet : un client peut le coller dans ses réglages pour vous rattacher son entreprise.

Ouvrir les dossiers#

Trois chemins, selon que l'entreprise a déjà un compte ou non :

Les deux premiers chemins partent du Portefeuille. Si l'entreprise que vous tentez d'ajouter est déjà inscrite, l'écran vous oriente vers la demande de rattachement, SIREN prérempli.

La demande part par e-mail ; sans adresse, copiez le lien pour le transmettre vous-même. Il est valable 14 jours, ne sert qu'une fois et ne donne aucun accès à lui seul. La liste indique où en est chaque demande — en attente, expirée, acceptée, révoquée — et chacune se renvoie ou se révoque. Tout membre du cabinet peut demander un rattachement, sauf en lecture seule.

À chaque arrivée ou départ d'un dossier, les administrateurs du cabinet concerné sont prévenus par e-mail.

Répartir les accès#

L'équipe se gère dans Paramètres du cabinet. Invitez vos collaborateurs par e-mail — un lien valable 7 jours, sans compte préalable — en choisissant leur rôle : Admin, Comptable, Collaborateur ou Lecture seule. Une invitation en attente se renvoie ou se révoque. Un collaborateur retiré perd aussitôt l'accès à tous les dossiers du cabinet, et le cabinet garde toujours au moins un administrateur.

Seul l'administrateur invite, change un rôle, retire un collaborateur et règle les périmètres. Dans les dossiers clients, le rôle Lecture seule consulte sans rien modifier.

Chaque collaborateur reçoit ensuite un périmètre : tout le portefeuille, ou seulement les dossiers que vous lui assignez. Le périmètre vaut partout — portefeuille, pré-révision, portefeuille caisse, demandes aux clients — et le portefeuille se filtre alors sur « Mes dossiers », ce qui change tout quand le cabinet suit deux cents entreprises.

Le cockpit#

1:00▶ Expert-comptable : votre portefeuille d'un coup d'œil · 1 minVoir sur YouTube ↗

L'écran Portefeuille s'ouvre sur un cockpit composable : nombre de dossiers, encours total, retards, CA cumulé de l'année, TVA à déclarer, dossiers à anomalies, échéances de TVA, anomalies à revoir, top des encours, portefeuille complet — et les priorités du jour, rédigées par l'assistant d'IA si votre cabinet a l'option Cabinet IA.

Les widgets se déplacent, se redimensionnent et se retirent (✎ Personnaliser), et vous pouvez créer plusieurs cockpits — un pour la révision, un pour le recouvrement, selon vos habitudes. Chaque collaborateur a les siens.

Le tableau du portefeuille donne, dossier par dossier, le régime de TVA, le CA de l'année, l'encours, les retards, la TVA de la période, les anomalies, l'étape d'enrôlement auprès de la plateforme agréée, l'état du mandat, l'abonnement, le connecteur et le collaborateur assigné. Il se trie, se filtre et s'exporte en CSV. Fiche résume un dossier sans quitter le portefeuille ; Ouvrir → en fait le dossier actif. Vos propres sociétés y sont masquées par défaut, et restent à un clic.

Sous le cockpit, un bandeau compte les demandes qui attendent une réponse de vos clients — voir Échanger avec vos clients.

Collecter les pièces sans les réclamer#

Chaque dossier dispose d'une adresse e-mail dédiée, affichée sur son écran Inbox (reçues). Les factures fournisseurs qu'on y fait suivre arrivent directement dans le dossier, en brouillon, prêtes à être relues. Voir les messages reçus dit ce qu'est devenue chaque pièce : importée, ignorée (avec son motif), illisible — ou reclassée au dossier entreprise, quand ce n'était pas une facture.

Cette adresse est personnelle à un dossier et ne se devine pas. Elle se transmet au client, elle ne se publie pas sur un site.

Avec l'option Cabinet+, l'écran Courrier du cabinet ajoute une seule adresse pour tous vos clients, y compris ceux qui ne sont pas abonnés. Rien n'y est importé sans vous : chaque message attend qu'un collaborateur lui désigne un dossier. Quand un dossier peut se déduire du message, il est proposé avec sa raison ; vous confirmez par Importer dans ce dossier, ou vous écartez le message.

Échanger avec vos clients#

Les écrans Documents déposés et Échéancier travaillent sur le dossier actif ; Demandes aux clients couvre tout votre portefeuille. Votre client retrouve tout dans son propre espace.

• Documents déposés — vous remettez au client ses bilans, liasses, attestations, PV d'assemblée ou plaquettes, en PDF de 10 Mo au plus. Il est prévenu par e-mail, une seule fois si vous en déposez plusieurs à la suite, et l'écran indique quand il les a consultés. Un document se remplace par une nouvelle version, ou s'archive. Pour un lot, le dépôt en masse répartit les PDF entre les dossiers d'après le SIREN placé dans le nom du fichier, après votre vérification.
• Demander au client — depuis une facture ou un constat de la pré-révision, vous posez une question précise : justificatif manquant, nature de l'opération, TVA à confirmer, doublon suspect. Pour une liste de pièces (clôture annuelle, ouverture de dossier…), partez de Demandes aux clients. Le client répond par un message, une photo ou un fichier ; la pièce devient le justificatif de la facture si elle n'en a pas, ou rejoint son dossier entreprise. Sans réponse, il est relancé par e-mail trois fois au plus — après 3 jours, puis tous les 7 jours — et la relance se coupe demande par demande ou pour tout le dossier. Demandes aux clients liste ce qui attend sur tout le portefeuille, avec relance et clôture en masse.
• Échéancier — les échéances du dossier : TVA, liasse, acompte et solde d'IS, CFE, CVAE, assemblée générale. Des propositions sont faites d'après le régime de TVA du dossier ; rien n'est créé avant votre validation, et chaque date se corrige. Le client les voit, et reçoit un rappel par e-mail avant chacune. Le calendrier engage le cabinet, pas ScopeInvoice.

Ce que le client voit de vous se règle dans Paramètres du cabinet, sous Fiche cabinet — nom, logo, coordonnées, horaires — et, dossier par dossier, par un référent choisi parmi vos collaborateurs (écran Documents déposés). Sur la carte « Votre expert-comptable » de votre client, les boutons « Appeler » et « Écrire » ouvrent son téléphone ou sa messagerie : aucun message ne transite par ScopeInvoice.

Pré-réviser avant l'export#

0:52▶ La pré-révision des dossiers avant le FEC · 52 sVoir sur YouTube ↗

L'écran Pré-révision liste, dossier par dossier, ce qui cloche sur l'exercice de l'année en cours avant de sortir un FEC ou d'injecter dans votre logiciel de production. Les dossiers bloqués passent en tête. Trois niveaux, et le premier a un sens précis :

• Bloquant — l'écriture sera refusée à l'injection tant que ce n'est pas corrigé : une écriture qui ne s'équilibre pas, soit le contrôle même du connecteur comptable ;
• À vérifier — probable, mais pas certain : écart de TVA, taux inhabituel, doublon, montant inhabituel, dérive de prix d'un fournisseur ;
• Information — signalé, sans conséquence : un achat non catégorisé, par exemple.

Quand un constat porte sur une pièce, Ouvrir la pièce vous y emmène, et Demander au client lui pose la question sans quitter l'écran. L'objectif est simple : ne pas découvrir le problème dans le logiciel de production, où il coûte dix fois plus cher à corriger.

Ce sont des contrôles déterministes, calculés sur les factures du dossier : aucun modèle n'intervient, et rien ne sort du dossier pour les produire. L'écran est compris dans l'une des options du cabinet (voir L'offre du cabinet).

Consolider plusieurs exercices de FEC#

0:41▶ Consolider plusieurs FEC en 30 secondes · 41 sVoir sur YouTube ↗

L'écran Consolidation FEC met côte à côte de 1 à 5 FEC d'un même dossier, un par exercice. Le tableau croise les comptes et les exercices : solde débit − crédit, totaux par classe, variation d'un exercice à l'autre en valeur et en pourcentage, détail par compte auxiliaire. Il s'exporte vers Excel.

Les fichiers sont lus dans votre navigateur et n'en sortent pas : rien n'est envoyé à ScopeInvoice. L'écran sert donc aussi pour un client dont la comptabilité n'est pas chez nous. Le format attendu est celui de la DGFiP (tabulation ou « | », UTF-8 ou Windows-1252). Les contrôles signalent un fichier déséquilibré, des SIREN différents, deux fichiers pour la même clôture, des colonnes réglementaires absentes et les lignes écartées du calcul.

Émettre au nom d'un client : le mandat#

Les factures d'achat ne demandent pas de mandat. Dès qu'un dossier est rattaché à votre cabinet, vous importez ses factures fournisseurs (PDF, photo ou XML), vous les validez, les comptabilisez, les pré-comptabilisez, et vous acceptez ou refusez celles qu'il reçoit par le réseau. Le rattachement est déjà l'accord du client pour la tenue de ses comptes.

Émettre en son nom, si. Créer, émettre ou envoyer une facture de vente, un avoir, un acompte, une situation ou une facture récurrente exige un mandat de facturation signé et en vigueur. Sans lui, ces gestes vous sont refusés, comme toute modification de ses clients, produits ou stock. Même sous mandat, certains gestes restent à l'entreprise : qui l'utilise et avec quels droits, et à quel cabinet elle est rattachée.

Le mandat de facturation est l'acte par lequel le client vous autorise à émettre en son nom (art. 289 du CGI). Depuis Mandats de facturation, vous proposez un mandat à un dossier : indiquez l'adresse e-mail du dirigeant — et, si vous les connaissez, son nom et sa qualité — et le lien de signature lui est envoyé ; sans adresse, copiez le lien pour le lui transmettre vous-même. Il le signe sans compte à créer. Le lien est valable 30 jours ; Renvoyer le fait repartir depuis le même écran, avec le même lien s'il est encore valable, ou un nouveau s'il a expiré.

Un dossier dont le mandat est en vigueur devient un dossier géré, facturé à votre cabinet : l'écran en affiche le nombre et le coût mensuel HT. La colonne Mandat du portefeuille dit où en est chaque dossier : en vigueur, à signer, ou aucun.

Le mandat se révoque à tout moment : par vous, depuis cet écran, ou par le client lui-même, depuis Paramètres › Mon cabinet comptable. La révocation ne remet pas en cause les factures déjà émises, et elle ne touche pas au traitement des achats.

Les factures émises sous mandat portent la mention obligatoire indiquant qu'elles sont établies par votre cabinet au nom et pour le compte du client — sur le document lisible comme dans le flux transmis. Le client reste seul responsable du contenu de ses factures et de la TVA correspondante, et consulte à tout moment ce qui est émis en son nom.

Les caisses de vos clients#

1:51▶ Expert-comptable : les Z et le FEC caisse de vos clients · 1 min 51Voir sur YouTube ↗

Pour vos clients commerçants équipés de la caisse Till, l'écran Portefeuille caisse donne, par commerçant, ses caisses actives, le dernier Z reçu, les journées sans Z sur 30 jours (hors jours de fermeture connus), l'état de l'e-reporting du mois et le montant encaissé. Seulement ce qui cloche ne garde que les alertes, et Ses Z ouvre les Z journaliers d'un commerçant sans changer de dossier actif. Un dossier sans caisse n'y figure pas.

Chaque matin, un récapitulatif quotidien des Z, groupé par commerçant, part à un administrateur du cabinet, avec en tête les caisses dont aucun Z n'est arrivé. L'administrateur l'active ou le coupe depuis cet écran (Recevoir le message du matin). L'envoi des Z au cabinet est un réglage du commerçant, coché par défaut, qu'il change depuis son écran Clôtures (Z) : la colonne Envoi au cabinet le montre, sans permettre de le modifier.

Côté comptabilité, les écritures de caisse sortent au format FEC, mois par mois, depuis l'écran Export FEC du dossier, section Écritures de caisse (Z) : une écriture de centralisation par journée clôturée, les encaissements au débit par mode de règlement, les ventes et la TVA au crédit, ventilées par taux, dans le journal CA. Aujourd'hui, ce téléchargement se lance depuis l'espace du commerçant : sans mandat de facturation, il est refusé à un collaborateur du cabinet.

Le connecteur comptable#

Si vous travaillez sur Sage Génération Experts, les factures de vos dossiers peuvent devenir des écritures sans ressaisie ni import de FEC. Le raccordement se fait dans Connecteur comptable ; un guide dédié détaille la configuration. La colonne Connecteur du portefeuille dit ensuite, dossier par dossier, s'il est actif, en erreur ou non rapproché.

L'offre du cabinet#

Le socle Cabinet — portefeuille, cockpits, export FEC, connecteur comptable, diagnostic d'enrôlement — est gratuit. Deux options s'y ajoutent, sans engagement, depuis Abonnement du cabinet, qui affiche le montant estimé pour votre cabinet :

• Cabinet IA, facturée par collaborateur : l'Accès IA de vos assistants à vos dossiers et son journal des consultations, les priorités du portefeuille, et l'écran Pré-révision ;
• Cabinet+, facturée par dossier du portefeuille, avec un minimum mensuel : l'adresse unique du Courrier du cabinet et sa file de validation.

Un dossier « payé par le cabinet » est couvert par votre offre : il n'a pas d'abonnement à son nom. Un dossier « payé par le client » garde le sien, et vous ne faites que le suivre. La répartition se règle dossier par dossier sous le portefeuille, par l'administrateur. Tant qu'aucune offre cabinet n'est ouverte, chaque dossier répond de son propre abonnement — écrivez-nous pour ouvrir la vôtre.

Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.