Reprendre l'existant d'une caisse

Vous changez de logiciel de caisse. Deux choses vous suivent : votre carte — les articles, leurs prix, leurs taux de TVA — et votre historique de ventes. Elles ne se reprennent pas de la même façon, et il est important de comprendre pourquoi avant de commencer.

À lire avant tout. L'historique repris ne devient pas un Z de ScopeInvoice, et il n'en prend jamais l'apparence. Il est conservé à part, affiché avec la mention « repris — non scellé », et il n'alimente ni votre FEC ni votre e-reporting. La section Ce que la reprise ne remplace pas explique ce qu'il faut conserver de votre ancien système.

Étape 1 — Sortir un export de votre ancienne caisse#

Presque tous les logiciels de caisse savent produire deux exports : la liste des articles et un récapitulatif des ventes par journée. Cherchez-les sous « Exporter », « Extraction », « Rapports » ou dans l'espace d'administration en ligne de votre éditeur.

Demandez le format CSV ou Excel (un fichier Excel s'enregistre ensuite en CSV depuis Fichier → Enregistrer sous). Si votre éditeur ne propose rien, demandez-lui par écrit un export de vos données : elles sont les vôtres, et le droit à la portabilité vous permet de les réclamer.

Vous pouvez aussi télécharger nos modèles de fichier depuis les deux écrans concernés, et y recopier vos données : c'est souvent plus rapide que de chercher la bonne option d'export.

Étape 2 — Importer le catalogue#

Écran Catalogue, bouton 📋 Importer CSV. Le fichier n'est pas importé tout de suite : un assistant s'ouvre, vous montre ce qu'il a compris de votre fichier, et vous pose trois questions. Elles paraissent techniques ; elles ne le sont pas, et personne d'autre que vous ne peut y répondre.

Vos prix sont-ils HT ou TTC ?#

C'est la question la plus importante. Une caisse affiche des prix TTC — le café est à 1,20 €, pas à 1,09 € plus la TVA — et c'est donc du TTC que la plupart des exports contiennent. ScopeInvoice enregistre les prix hors taxes et recalcule le TTC au moment de vendre.

Si vous répondez « HT » alors que votre fichier est en TTC, toute votre carte devient 10 à 20 % trop chère, et rien ne vous le signalera avant le premier client. L'assistant pré-coche la bonne réponse quand l'en-tête de votre fichier le dit (« PU TTC »), mais vérifiez toujours.

La conversion se fait au taux de chaque ligne : dans un restaurant, les plats à 10 % (sur place comme à emporter, dès qu'ils sont préparés pour être mangés tout de suite), les canettes et desserts en pot emportés à 5,5 % et les alcools à 20 % ne se convertissent pas pareil.

Vos articles sont-ils des biens ou des services ?#

Cette information ne sert pas seulement à ranger votre catalogue : elle détermine la catégorie déclarée à l'administration dans votre e-reporting — livraison de biens d'un côté, prestation de services de l'autre.

• une boulangerie, une épicerie, un caviste vendent des biens ;
• un restaurant, un bar, un salon de coiffure rendent des services ;
• un traiteur fait les deux : reprenez la nature dominante, puis corrigez les exceptions article par article depuis le catalogue.

Si votre fichier porte une colonne « type » ou « nature », elle est utilisée ligne par ligne, et votre choix ne s'applique qu'aux lignes où elle est vide.

Que faire des articles déjà au catalogue ?#

Deux réponses possibles, et aucune n'est dangereuse :

• Les ignorer : seuls les articles nouveaux sont créés. C'est le bon choix quand vous avez déjà commencé à saisir votre carte à la main.
• Les mettre à jour : prix, TVA, désignation, unité et famille sont repris du fichier. Vos photos d'articles et vos prix d'achat sont conservés — un import ne vous fait jamais perdre de saisie.

Le rapprochement se fait sur la référence de l'article. Si votre fichier n'en a pas, il se fait sur la désignation, sans tenir compte des accents ni des majuscules. Vous pouvez donc réimporter le même fichier sans dupliquer votre carte.

L'aperçu, puis l'import#

Cliquez sur Calculer l'aperçu. Vous voyez alors, avant toute écriture :

• combien d'articles seront créés, mis à jour, ignorés, et lesquels ;
• les lignes refusées avec leur motif — désignation vide, prix illisible, TVA absente ;
• les articles dont le prix se réaffichera à un centime près (c'est inévitable sur les très petits prix, puisque le prix est enregistré hors taxes, au centime).

Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas cliqué sur Importer.

Quand une ligne est refusée#

Une ligne refusée n'est pas une punition : c'est une information qui manque et qu'on ne peut pas inventer à votre place. Les deux cas les plus fréquents :

• TVA absente. Aucun taux par défaut n'est appliqué d'office. Mettre 20 % partout paraît prudent et ne l'est pas : c'est faux pour l'alimentaire (5,5 %), la restauration sur place (10 %) et la presse (2,1 %), et cette erreur ressort dans votre première déclaration. Complétez la colonne, ou choisissez explicitement un taux dans l'assistant.
• Prix illisible. Vérifiez qu'il n'y a pas de texte dans la colonne (« sur devis », « n/c »).

Étape 3 — Reprendre l'historique de ventes#

Écran Clôtures de caisse, section Historique repris d'une autre caisse. Déposez un export de vos journées : une ligne par jour, ou une ligne par jour et par taux de TVA, ou encore une ligne par jour et par mode de règlement — les trois formes sont acceptées.

L'écran vous montre ce qu'il a lu : la période couverte, le nombre de journées, le total TTC, et les lignes qu'il n'a pas su lire. Indiquez ensuite le logiciel d'origine — il est obligatoire, parce qu'une reprise dont on ignore la provenance ne se défend pas six mois plus tard — puis enregistrez.

Deux garde-fous vous évitent de compter deux fois votre chiffre d'affaires :

• le même fichier déposé deux fois est refusé ;
• une journée déjà reprise fait refuser tout le dépôt, en vous disant lesquelles. Si vous avez déposé janvier puis voulez déposer l'année entière, retirez d'abord la reprise de janvier.

Une reprise peut être retirée à tout moment — ce qu'un Z de votre caisse, lui, ne peut jamais être. C'est le signe le plus clair que ce n'est pas la même chose.

Quand la TVA n'est pas ventilée#

Si votre export ne donne que le total TTC, sans taux ni base hors taxes, la TVA de cette journée reste inconnue : l'écran affiche un tiret, et non un zéro. Un zéro se serait additionné sans bruit dans une base de TVA et aurait produit un chiffre faux. Si vous avez besoin de cette ventilation, redemandez à votre ancien éditeur un export qui porte les taux.

Ce que la reprise ne remplace pas#

C'est la section à lire en entier, même si vous sautez le reste.

Un logiciel de caisse doit garantir l'inaltérabilité des données d'encaissement (article 286-I-3° bis du code général des impôts). Cette garantie porte sur le système qui a encaissé. Pour vos ventes de 2026, ce système est votre ancienne caisse — pas ScopeInvoice.

Concrètement :

• les journées reprises ne sont pas des justificatifs de recettes. Elles proviennent d'un fichier que vous avez déposé : nous ne pouvons attester ni de leur exhaustivité, ni de leur exactitude, ni de ce qui a pu être modifié dans l'ancien système avant l'export ;
• elles n'entrent ni dans votre FEC, ni dans votre e-reporting. Votre comptabilité de la période reprise a été établie à partir de votre ancien système : l'y réinjecter la compterait deux fois ;
• conservez les pièces de votre ancien logiciel : son attestation ou son certificat de conformité, ses clôtures journalières, ses archives et son journal des événements. La durée de conservation est de six ans. En cas de contrôle portant sur cette période, ce sont ces pièces-là qui seront demandées, et rien de ce que vous aurez importé ici ne les remplacera ;
• résiliez votre ancien abonnement en connaissance de cause. Demandez à votre éditeur, par écrit, comment vous accéderez à vos archives après la résiliation, et récupérez-les avant de couper.

À partir de votre première journée encaissée sur ScopeInvoice, en revanche, la chaîne est la nôtre : chaque ticket est scellé, chaque Z est chaîné au précédent, et vous disposez de notre attestation de conformité depuis l'écran de caisse.

Et les connecteurs vers les caisses du marché ?#

Il n'existe pas aujourd'hui de connexion automatique vers Zelty, L'Addition, SumUp, Zettle, Hiboutik ou Tiller : la reprise passe par un fichier. C'est volontaire — un export que vous voyez, que vous relisez et que nous conservons vaut mieux qu'une synchronisation dont personne ne sait ce qu'elle a rapporté.

Si vous équipez plusieurs établissements depuis le même logiciel, écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com en indiquant lequel : nous regardons en priorité les formats les plus demandés.

Une question qui n'est pas traitée ici ? Écrivez-nous à contact@scopeinvoice.com.